biathlonmordovia.ru → Цікаве

Авансовий звіт у екселі. Як заповнити авансовий звіт підзвітної особи

Авансовий звіт - це документ, який відображає фактичну витрату коштів підзвітною особою з різних операцій. Розберемося, якими є загальні правила, термін здачі та основний порядок оформлення таких звітів у 2019 році.

Навіщо потрібний авансовий звіт

Авансовий звіт є обов'язковою умовою. Працівник повинен звітувати про скоєні витрати у визначений термін саме таким чином.

Зразок заповнення авансового звіту 2019 р. підзвітною особою належить до обов'язкової звітності підприємства. Його основна мета – повний контроль над фінансовими видатками у бюджетній організації. За допомогою звітності можна не тільки перевірити рух коштів, виданих на виконання потреб установи, а й списати вироблені витрати.

Хто може стати підзвітною особою

Підзвітні кошти видаються керівником працівнику підприємства здійснення загальновиробничих чи загальногосподарських витрат. За видані суми працівник повинен звітувати у визначений термін за допомогою авансового звіту. Саме тому службовець, отримавши кошти на потреби підприємства, називається підзвітною особою.

З 2014 року отримувати аванс можуть не лише безпосередні працівники підприємства, а й позаштатні службовці, які уклали з роботодавцем цивільно-правові договори (п. 5 вказівки ЦБ РФ № 3210-У від 11.03.2014).

Підзвітні кошти можуть бути передані відповідальним службовцям у готівковій формі, але й банківську карту шляхом безготівкового переказу (Лист Мінфіну РФ № 03-11-11/42288 від 25.08.2014).

Роботодавець також може визначити коло підзвітних працівників у спеціальному наказі. Працівники, у свою чергу, мають висловити згоду із цим призначенням. Розпорядження керівництва затверджує список відповідальних співробітників, які можуть одержувати підзвітні кошти.

Усі підзвітні особи повинні обов'язково звітувати про вироблені витрати, додаючи підтвердну документацію, та надавати авансовий звіт до бухгалтерії в визначений термін.

Строк здачі

Поговоримо про терміни надання розрахунків. У поточному фінансовому році термін подання авансового звіту підзвітною особою, як і порядок заповнення, залишилися незмінними.

Положення п. 6.3. Вказівок Центрального Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У законодавчо затверджують терміни подання авансового звіту підзвітною особою. Здача документації має проводитися у визначений термін — звіт має бути оформлений та наданий до бухгалтерії протягом 3 днів за фактом виходу працівника на роботу.

Загальні правила

Немає єдиного, законодавчо регламентованого формального вигляду. Бухгалтер може оформлювати авансовий звіт за уніфікованою формою № АТ-1 або розробити персональну форму звіту, видавши відповідний наказ.

Документація може вестись як у паперовому, так і в електронному вигляді. Якщо заповнення в установі передбачено в електронній формі, АТ підписується електронним підписом кожним із учасників підзвітного процесу.

Існує низка загальноприйнятих правил заповнення (Постанова Держкомстату № 55 від 01.08.2001):

Звіт формується в межах триденного терміну з моменту закінчення періоду, на який видано підзвітні кошти (його необхідно визначити наказом або розпорядженням), повернення співробітника з поїздки на відрядження або ж виходу працівника після лікарняного за умови, що зазначений день повернення підзвіту припав на час непрацездатності.
У разі порушення терміну повернення авансових грошей роботодавець може застосувати до співробітника санкції, у тому числі й матеріальні.
Бухгалтер надає повне сприяння підзвітній особі у заповненні.
Заповнений та оформлений відповідно до всіх правил документ підписується керівником організації.
До звітності додається первинна документація, що підтверджує виконані витрати (чеки, квитки, виписки, рахунки).

Бланк звіту за уніфікованою формою № АТ-1

Порядок складання

Потрібно відобразити відомості:

інформація про установу, номер та дата оформлюваного документа;
про працівника, який отримав авансування;
величина виданих коштів та їх цільове призначення;
фактичні витрати (додаються всі підтверджуючі первинні документи).

У лицьовій частині також фігурують дані про рух та списання авансу та про аналітичні рахунки, що відображають облік коштів в організації. Вся заповнена інформація засвідчується підписами відповідального бухгалтера, який видавав гроші та прийняв повернення підзвітних сум за авансовим звітом, а також головного бухгалтера та службовця, який отримав необхідну суму підзвіту.

Бухгалтером заповнюється відривна розписка, що підтверджує перевірку первинних документів. Після оформлення та відриву вона залишається у підзвітної особи.

На оборотній стороні працівником вноситься деталізоване розшифрування витрат за звітом, а відповідальний співробітник бухгалтерії вказує суму до обліку та бухгалтерський рахунок, через який будуть проведені витрати.

Авансова звітність формується в єдиному оригінальному екземплярі. Оскільки вона входить до номенклатурного внутрішнього документообігу установи, відбиток друку ставити не обов'язково.

Виправлення виключено! При допущенні помарок і помилок доведеться оформлювати новий бланк.

Покрокова інструкція

Заповнення авансового звіту не складе великої праці. Його мають сформувати у визначений термін підзвітний співробітник та бухгалтер.

Співробітник, який отримав кошти підзвіт, заповнює лицьову сторону.

Йому необхідно вказати таку інформацію:

коротке, повне найменування організації, її код відповідно до класифікації ОКПО;
реквізити звіту - його номер та дата;
далі необхідно залишити місце для візування звітності керівником компанії – після перевірки документа бухгалтером керівник ставить свій підпис, дату та вказує підзвітну суму прописом;
прізвище, ім'я та по батькові підзвітної особи, її посада, табельний номер та структурний підрозділ;
призначення виданої підзвітної суми.

Після внесення первинної інформації підзвітному службовцю необхідно заповнити табличну частину звіту.

Якщо керуватися формою АТ-1, то співробітнику слід вписувати відомості до лівої та правої таблиці.

У лівій таблиці вказуються дані про авансовані кошти:

Загальна сума;
грошова одиниця авансу - рубль чи іноземна валюта;
залишок чи перевитрата (за наявності).

У правій таблиці наводяться бухгалтерські відомості: рахунки та субрахунки, за якими буде проведено аванс, із зазначенням точних розмірів витрат. Цю частину заповнює бухгалтер.

В лицьовій частині документа також відведено місце для резолюції головного бухгалтера. Після перевірки відомостей таблиці та документів, наданих у строк, головбух прописує цифрами та прописом звітну суму.

Якщо за авансом утворився перевитрата або ж, навпаки, залишок коштів, це також потрібно відобразити у звітності. Вказується і прибутковий (витратний) касовий ордер, на підставі якого було здійснено операції із залишками.

Після табличної частини звіту ставлять підписи бухгалтер, касир та головний бухгалтер.

Насамперед у таблиці наводяться реквізити та найменування всіх додатків — підтвердної документації (чеки, рахунки, квитки, квитанції). Потрібно прописувати не тільки їх номер та дату, але також точну облікову суму та рахунки, субрахунки, за якими проводитимуться дані операції. Табличну частину зворотної сторони засвідчує своїм підписом особа, яка отримала аванс.

На завершення оформляється розписка бухгалтера, яка буде відрізана та передана службовцю. Відрізна частина підтверджує факт того, що співробітник звітував за виданий аванс та надав усі необхідні документи. Бухгалтер під свій підпис заповнює дані: П.І.Б. відповідального працівника, реквізити АТ-1, суму авансу прописом, кількість виправдувальних документів та дату, в яку звітував службовець. Бухгалтер підписує документ лише у тому випадку, якщо звітність надана у визначений термін.

Як бухгалтеру перевірити звіт

Як було сказано вище, авансовий звіт має бути наданий у бухгалтерію у визначений термін. При цьому компанія має право визначити свій термін для надання звіту, закріпивши цей норматив у своїх локальних правових актах та в обліковій політиці.

Після того, як звітність з виданого авансу буде надано до бухгалтерії, її необхідно перевірити. Бухгалтер повинен перевірити не тільки коректність заповнення документації, а й правильність внесених сум, та їх відповідність наданим чекам та іншим підтвердним регістрам.

Після перевірки бухгалтер заповнює лицьову сторону звіту та віддає відповідальному співробітнику відривну розписку, що підтверджує здачу авансової звітності.

Строки звіту з відрядження

У разі, коли працівник заповнює у зв'язку з відрядженням, порядок оформлення залишається незмінним. Звітність також має бути надана у триденний термін з моменту повернення співробітника на робоче місце, а первинними документами відрядження, що підтверджують, будуть проїзні (авіа та залізничні) квитки, рахунки за готельне обслуговування, чеки. Без підтвердження залишаються лише добові.

Складається в одному примірнику та підписується всіма відповідальними співробітниками.

Авансовий звіт для індивідуальних підприємців

Окреме питання — звіти індивідуальних підприємців та строки їх подання. Наприклад, якщо ІП має можливість вести господарський облік, то заповнення авансових звітів йому не потрібне. У разі ведення господарського обліку ІП слід заповнювати книгу обліку доходів та витрат відповідно до встановлених правил. ІП слід складати фінансові звіти для податкової інспекції з метою коректної процедури оподаткування. Проте варто пам'ятати, що вести господарський облік можна лише тоді, коли підприємець оформив спрощену систему оподаткування. У разі звіти складаються виходячи з фактично вироблених витрат і оформлених проводок.

Якщо ж ІП перебуває в основний системі оподаткування, то авансовий звіт він становить у тому порядку й у ті самі терміни, як і підприємства. Відповідно до Вказівок 3210-У звітність можна формувати і в спеціалізованих бухгалтерських програмах.

Порядок складання авансового звіту для ІП:

підзвітна особа пише заяву про надання авансу, далі нею виписується видатковий касовий ордер;
підзвітна особа звітує про вироблені витрати, прикладаючи всі чеки;
формується авансовий звіт;
дані про витрати вносяться до книги обліку доходів та витрат.

Таким чином, наявність авансового звіту підзвітної особи індивідуального підприємця, який перебуває на ССП, не є обов'язковою. Законодавством не передбачено нормативних документів, які встановлюють обов'язок та строки подання звітів з авансу для ІП на спрощенні.

Аналогічною є ситуація і для індивідуальних підприємців на ЕНВД. Усі прибуткові та видаткові операції відображаються у книзі обліку доходів та витрат, і підтверджуються прибутковими та видатковими ордерами відповідно. Вся документація та звітність підтверджуються підписом самого ІП. Реквізити прибуткових та видаткових ордерів вносяться до книги обліку згідно з термінами їх виконання.

Зразок заповнення звітності

Ставте запитання, і ми доповнимо статтю відповідями та поясненнями!

Робота господарюючого суб'єкта за певних умов вимагає твори готівкових витрат до виконання поставлених виробничих завдань. Подібні витрати часто здійснюються через певних наказом керівництва підзвітних осіб. Крім іншого, у цьому розпорядженні визначається мета, на яку підзвітник може взяти суму, а також термін, протягом якого він може звітувати. При цьому використовується для звіту авансовий звіт.

Авансовий звіт – це бланк, складений матеріально відповідальною особою, якій у підзвіт було видано встановлену в наказі суму коштів для виконання поставленої перед працівником виробничої мети.

Гроші підзвітній особі можуть видаватися або готівкою з каси, або шляхом перерахування коштів на карт-рахунок співробітника. Складання авансового звіту є обов'язком працівника, якому було виділено у підзвіт певні суми.

Існує уніфікована форма авансового звіту, розроблена органами статистики. Компанії можуть у своїй діяльності застосовувати її або розроблений ними з урахуванням існуючих особливостей бланк. Більшість спеціалізованих програм включаються в бланк авансового звіту форма АТ-1.

Список цілей, куди з каси підприємства можуть видаватися у підзвіт суми, визначається адміністрацією підприємства. У цьому розпорядженні проставляється прізвище працівників, розмір, сум які можуть бути виплачені кожному працівнику, та напрямки витрачання коштів.

Увага:підзвітною особою може виступати фізособа, з якою організація оформила договір підряду, а не лише штатні працівники організації.

Вимоги положень нормативних актів такі, що з видачі у підзвіт сум працівникові обов'язково має дотримуватися напрямок витрачання коштів. Не можна отримати гроші на один захід, а витратити їх на іншу мету.

Тому особливістю цього документа і те, що він спочатку перевіряється бухгалтерією, та був відбувається затвердження виробленого витрати директором компанії. Крім цього авансовий звіт є регістром первинних документів, які до нього прикладаються як підтвердження витрачання коштів.

Важливо:витрати можна відображати у бухобліку після того, як керівник компанії підписав авансовий звіт. Виявлені неточності та помилки бажано уточнювати та одразу ж виправляти. Оскільки під час проведення перевірок контролюючі органи часто приділяють цьому документу особливу увагу.

Якщо вони виявлять помилки, витрати за цим документом обов'язково не будуть прийняті до обліку при обчисленні бази оподаткування.

У якому разі застосовується

Існуючі правила встановлюють, що готівка, виплачена працівникові у підзвіт на встановлені цілі, може використовувати лише у зазначеному у наказі напрямі. Документом, що підтверджує виплату співробітнику грошей, є видатковий касовий ордер, що містить візу керівника, що дозволяє.

Законодавством також закріплюється період часу, протягом якого працівник повинен відзвітувати за здійсненими витратами. При цьому документом, що підтверджує, виступає авансовий звіт.

Увага:головна мета цього документа - підтвердити обґрунтованість здійсненого працівником витрачання коштів компанії, а також дотримання строків звіту. Цим документом відбувається списання раніше виданих коштів із підзвіту фізособи.

Роль авансового звіту підвищується за умови підтвердження витрат працівника, відправленого у відрядження. В даний час перелік документів, що оформлюються при оформленні відрядження, значно знижений. Решта можуть заповнюватися на розсуд самої компанії.

Лише один документ залишився у складі обов'язкових бланків, які потрібно заповнювати, повернувшись із відрядження. Порядок ведення операцій із касі встановлює обов'язковість складання цього бланка.

Увага:звільнено від цієї вимоги лише підприємці, щодо яких діє спрощений порядок ведення касових операцій.

Оскільки розрахунки через підзвітників відносяться до готівкових розрахунків, потрібно також пам'ятати про існування ліміту розрахунків між організаціями, що дорівнює 100000 рублів за один раз по одному договору. Якщо сума перевищує цей розмір, то слід застосовувати безготівкові розрахунки.

Що можна прийняти до обліку

У компанії посадові особи, які приймають авансові звіти підзвітних співробітників компанії, повинні знати, які документи можна прийняти до обліку.

До переліку підтверджуючих витрат бланків включено:

Товарний чек із додатком до нього касового чека, оформленого за допомогою онлайн-каси. Товарний чек може йти і без чека, якщо суб'єкт господарювання, який його виписав, звільнений від застосування ККА. У цьому випадку на товарному чеку обов'язково повинні бути присутніми всі обов'язкові реквізити, за якими можна ідентифікувати продавця.
Квитанція до ПКО з додатком до неї чеків онлайн-кас. У цьому пакет документів обов'язково необхідно включати накладну чи акт роботи (послуги). У цих документах покупцем має виступати юрособа чи ІП, які видали у підзвіт суми, а не сам працівник.
Квитанції, наряд-замовлення та інші номерні бланки, що належать до БСО та є підтверджуючими документами виробленого працівником витрат.
Квитки, страхові поліси, що видаються транспортними компаніями, оформлюються у випадках здійснення перевезення вантажів і пасажирів.

До таких документів нормами можуть встановлюватися додаткові вимоги. Наприклад, якщо документ із закордонного відрядження складено іноземною мовою, необхідно перекласти його частину, що належить до витрачання коштів, російською мовою.

Важливо:особливу увагу слід приділяти документам, складеним у вихідні дні, коли співробітник повинен був відпочивати, а не виконувати свої трудові обов'язки.

Авансовий звіт бланк 2018 скачати безкоштовно

Файли для скачування:

Приклад заповнення:

Зразок заповнення авансового звіту у 2018 році

Розглянемо кроки як заповнити авансовий звіт.

Лицьова сторона

Заповнення бланка авансового звіту потрібно проводити починаючи з верхнього рядка. Там вказується найменування фірми чи П.І.Б. підприємця. В окрему таблицю необхідно занести.

До граф, що знаходяться біля назви бланка, потрібно внести номер документа та дату його оформлення.

Праворуч розташовується блок граф, який починається із фрази «Стверджую». Він призначений затвердження заповненого документа керівником. Він має вказати там суму прописом, проставить посаду і П.І.Б, а також дату прийняття документа до обліку.

Після цього керівник проставляє свій підпис, тим самим підтверджуючи дозвіл прийняти суму звіту до бухобліку.

Потім потрібно записати мету, на яку було видано у підзвіт гроші.

Якщо на підприємстві видача у підзвіт продовжує оформлятися заявою, то ціль у звіті має повністю збігатися з даними за заявою.

Увага:якщо ж видача у підзвіт оформляється наказом, то мету необхідно вказувати з реального напрями витрачання коштів. Наприклад, на відрядження, придбання матеріалів тощо.

Потім йдуть дві таблиці. Дані до них має вносити бухгалтер. У лівій таблиці провадиться фіксація руху коштів, виданих працівникові у підзвіт.

Там послідовно проставляються залишок чи перевитрата коштів із попереднього підзвіту, видана підзвіт сума, витрачені кошти, невикористаний залишок чи перерасход.

Закон встановлює, що працівник не може отримати у підзвіт нову суму, якщо в нього є ще залишок за старим підзвітом. Якщо під час проведення перевірки контролюючі органи виявлять такий факт, на компанію може накладатися штраф.

У праву таблицю записуються бухгалтерські проведення за звітом.

Нижче бухгалтер має зазначити, які кількість документів прикріпив до звіту підзвітник, і навіть скільки аркушів вони займають.

Після того, як звіт затверджено, бухгалтер ставить свій підпис та вказує затверджену суму. Після цього він має передати бланк на підтвердження головбуху.

Якщо за результатами витрачання сум у особи залишилися невикористані кошти, або вона здійснила перевитрату, то реквізити касового документа слід зазначити внизу бланка.

Зворотній бік

Більшість цієї сторони займає таблиця. До неї підзвітник має внести всі виправдувальні документи. Для кожного бланку призначено один рядок. Залишати порожні рядки не можна.

У поле 1вноситься номер рядка по порядку. У поля 2і 3 записуються реквізити наданого документа – його номер та дата оформлення. У документа може бути номера - тоді необхідно проставити прочерк чи записати «Б/Н».

У поле 4вноситься найменування документа. Поля 5і 6 призначаються щодо суми документа. При цьому в графу 5її треба записати в рублях, а в графу 6- валюті, якою оформлений документ (якщо він складений над рублях).

Рядки, які не будуть заповнені, слід прокреслити символом «Z». Далі, необхідно в останньому рядку таблиці підбити сумовий підсумок по всіх документах. Нижче підзвітник проставляє свій підпис.

Бухгалтер під час перевірки повинен розглянути кожен документ, а також обґрунтованість цих витрат. У позитивному випадку він вказує суму, що приймається в полях 7і 8 . Далі, в поле 9він заносить рахунок бухобліку, який належить зазначена сума.

Підсумкові відомості з цієї сторони необхідно перенести на лицьову сторону.

Що робити, якщо відсутні підтверджуючі документи

Після повернення з відрядження співробітник може додати до звіту документи з непереборними дефектами (наприклад, пошкоджені, намокли і т. д.), або взагалі не надати їх (втрачений касовий чек, отримати дублікат неможливо).

Але такі події не означають, що приймати звіт у працівника не можна. Незважаючи на те, що він не може надати виправдувальні документи, сам товар чи послуга можуть бути отримані.

Бухгалтер після подачі бланка все одно повинен його перевірити, а вже керівник повинен потім вирішити - затверджувати авансовий звіт з відрядження, чи ні.

У разі, коли директор приймає рішення затвердити цей документ та виконати відшкодування витрат, слід пам'ятати, що без підтверджуючих документів включити дані суми до бази для розрахунку податку на прибуток не вийде.

Важливо: якщо компанія є платником ПДВ, але не можна буде за придбаними матеріалами зробити відрахування ПДВ.

Бухгалтерські проводки

Проведення, які має оформити бухгалтер після обробки авансового звіту, залежить від цілей отримання грошей у підзвіт.

Дебет	Кредит	зміст операції
Проведення з придбання матеріалів
08, 10, 41	71	Прийнято до обліку придбані матеріали
60, 76	71	Внесено передплату за матеріали постачальнику
Проведення за підсумками відрядження
20	71	Списано витрати на відрядження, під час якого виконувались роботи за договором із замовником
44	71	Списані витрати, якщо відрядження було з рекламою чи продажем продукції фірми
08	71	Списано витрати на придбання нового обладнання
28	71	Списано витрати, якщо метою відрядження було повернення постачальнику шлюбу
Виділення ПДВ (необхідно, якщо суб'єкт бізнесу використовує загальний режим)
19	71	Прийнятий до обліку ПДВ з відрядження
68	19	Виконано залік ПДВ
Повернення залишку підзвітних сум
50	71	Повернення невикористаного залишку готівкою. Касир оформляє прибутковий касовий ордер.
51	71	Повернення невикористаної суми здійснено на розрахунковий рахунок
70	71	Повернення суми зроблено із зарплати

Авансовий звіт – бухгалтерський документ, що підтверджує витрати готівки, виданих як авансу з каси підприємства, на потреби, пов'язані із здійсненням юридичною особою виробничо-господарської діяльності.

Авансовий звіт: трансформація

У своїй первісній формі АТ-1, серед інших первинних документів бухгалтерського обліку, було затверджено постановою № 55 від 01.08.2001 року. У 2013 році введена в дію вищезгаданою постановою форма оголошена не обов'язковою до застосування, і суб'єктам господарської діяльності дозволено розробляти та використовувати бланки власного зразка, які, однак, мають містити обов'язкові настановні дані, перелік яких є в нормах Закону «Про бухгалтерський облік» (ч .2 ст. Проте, незважаючи на можливість формувати документ на свій розсуд, переважна частина суб'єктів фінансової діяльності і сьогодні використовується в документообігу уніфікована форма АТ 1.

У первісному варіанті бланк авансового звіту форма АТ-1 word-формату можна завантажити нижче.

Нормативні документи, що регулюють звернення авансового звіту

Вказівкою ЦБР за № 3210-У від 11.03.14 року, а також деякими нормами Положення про відрядження, встановлюється принцип складання, здавання відповідальною особою, подальший облік та зберігання авансових звітів.

Концепція роботи з АТ-1

Щоб авансовий звіт за формою N АТ-1, міг бути прийнятий до наступного обліку як фінансовий документ, що підтверджує витрати на господарську діяльність, повинен бути дотриманий ряд вимог та умов за основними критеріями роботи з документом.

Формування та складання авансового звіту: хто?

Особою, яка відповідно до норм Вказівки № 3210-У, може бути допущена до формування та складання звіту про авансові виплати, може бути:

штатний працівник підприємства,
фізична особа, яка перебуває з підприємством у відносинах, що регулюються умовами договору підряду або про надання послуг (прирівнюються до штатних працівників, що обумовлено листом ЦБР № 29-Р-Р-6/7859 від 02.10.14 р.),

якому раніше з каси підприємства було видано підзвіт готівку.

Видача грошей підзвіт: кому?

Законодавчі норми не встановлюють суворий перелік осіб, уповноважених отримувати у касі готівку підзвіт. Ця функція залишена на розсуд власника і оформляється внутрішнім наказом.

Для оптимізації внутрішньої системи обліку та звітності, власник умовами ЛНА (наказ на підприємстві, розпорядження, інструкція) правомочний передбачати коло осіб, якими може бути складена та здана форма ОА-1 – авансовий звіт щодо витрат коштів на різні види господарських потреб.

Видача коштів під звіт здійснюється за заявою (службовою запискою) працівника, яка візується керівником, та є підставою для видання наказу про видачу авансової суми, витягу видаткового касового ордера та видачі готівки.

Слід враховувати, що до роботи з документом можуть залучатися працівники, які не мають навичок поводження з документами щодо підзвітних виплат, тому на авансовий звіт форма АТ-1 зразок заповнення має знаходитись у відкритому доступі – на дошці із зразками документів.

Терміни: протягом якого часу підзвітна особа має сформувати та здати АТ-1?

Здати АТ-1 про витрачену суму, що додаються до нього підтверджуючі фінансові документи, а також залишок авансової суми (якщо є) працівник зобов'язаний не пізніше, ніж через 3 робочі дні:

з моменту закінчення терміну підзвітного періоду,
з першого виходу після закінчення відрядження (якщо у видатковому ордері зазначено призначення авансової виплати – «відрядження»).

Перевірка та затвердження АТ-1: у які терміни?

Після того, як підзвітна особа підготує та здасть звіт, вона має бути перевірена та затверджена у строки, встановлені внутрішнім нормативним актом підприємства, який видається та затверджується на початку кожного фінансового року.

Для формування звіту працівник може отримати бланк у касира або в бухгалтерії (якщо на підприємстві використовується довільний стандарт АТ-1) або може, якщо на підприємстві застосовується уніфікована форма АТ-1, завантажити бланк наприкінці статті та заповнити його за встановленою формою.

Після здачі АТ-1 документ проходить перевірку і затверджується керівником. На підставі затвердженого звіту з працівником має бути здійснено остаточний касовий розрахунок – повернення залишку або виплата перевитраченої суми, якщо така визнана керівником об'єктивною.

Дані, що відображаються у звіті

Працівником, який отримував раніше за РКО гроші підзвіт, заповнюється довільна або уніфікована форма АТ-1 авансовий звіт, в якій мають бути відображені:

сума, видана працівнику з каси;
загальна сума фактичних витрачених коштів;
сума залишку чи перевитрати.

При розбіжності суми авансу та витрачених коштів бланк у розділі проводок заповнюється так:

Про видачу суми, що склала перевитрату, якщо вона буде затверджена керівником підприємства, у бланку авансового звіту робиться відповідний запис:

Особам, які звітують за авансовими виплатами, слід пам'ятати, що без надання документів, що підтверджують витрати, авансовий звіт не може бути прийнятий до перевірки та затвердження, тому фінансові документи (товарний або касовий чек, рахунок-фактура та ін.), що підтверджують витрати виданих коштів є обов'язковим додатком до АТ-1. Перелік документів, що додаються, вказується в спеціальній графі, на звороті бланка.

Авансові звіти – належать до категорії документів первинного обліку, що застосовуються у бухгалтерії для обліку фінансових витрат, скоєних працівником підприємства протягом відрядження. Також цей документ використовується у разі витрати матеріальних засобів підприємства найманим персоналом. У цій статті пропонуємо розглянути правила заповнення авансового звіту.

Відрядженням вважається направлення співробітника на невеликий термін на переговори в іншу організацію, філію з перевіркою та інші заходи, що знаходяться поза розташуванням робочого місця

Призначення документа

Розглянутий бланк має уніфіковану форму No «АТ-1» Слід звернути увагу, що юридичних осіб мають законне право використання самостійно розроблених бланків . Проте, застосування паперів з урахуванням уніфікованої форми — краще. У завдання керівництва організації входить створення наказу, що містить відомості посадових осіб, мають право отримання підзвітних коштів. До 2018 року такі повноваження могли бути покладені лише на тих працівників підприємства, з ким було укладено трудові угоди.

На сьогоднішній день допускається видача підзвітних коштів особам, з ким укладено цивільно-правову угоду.

Слід згадати, що у змісті наказу мають розкриватися цілі витрачання отриманих коштів, їх максимальний обсяг та конкретний проміжок часу. У тому випадку, коли працівник підприємства посилається на відрядження, видача матеріальних засобів провадиться відповідно до наказу про службову поїздку або на основі листа відрядження.

Співробітнику, який отримав фінансові кошти для покриття витрат протягом усієї службової поїздки, необхідно надати звітність до бухгалтерського відділу. Термін подання авансового звіту складає три дні після закінчення терміну, що фіксується на сторінках наказу від керівництва підприємства. Цей документ є одним із обґрунтувань доцільності витрати фінансових коштів компанії, що означає необхідність докладання документів, що підтверджують цільовий характер використання підзвітних коштів.

Нюанси та тонкощі

Щоб підтвердити доцільність використання підзвітних сум, працівнику необхідно заповнити авансову звітність. Такий документ заповнюється по обидва боки, після чого направляється до бухгалтерії для перевірки. Перевірений звіт надсилається керівництву організації для затвердження.Згідно із поточним законопроектом, цей документ первинного обліку заповнюється в єдиному екземплярі.

Витрата грошей, що видаються співробітнику авансом, підтверджується за допомогою первинного облікового документа – авансового звіту

Слід звернути увагу, що номер авансового звіту в ОКУД (Загальноросійський Класифікатор Управлінської Документації) було змінено 2015 року. Раніше ця форма носила номер "0504049". 30 березня 2015 Міністерство фінансів РФ випустило наказ під номером п'ятдесят два, про присвоєння даній формі нового номера. На сьогоднішній день номер авансового звіту – ОКУД «0504505». Нижче ви можете ознайомитись, як виглядає бланк авансового звіту форма за ОКУД 0504505. У цьому документі є відривна частина, що має передаватися працівнику підприємства, після проведення бухгалтерської перевірки.

Порядок складання бланку АТ-1

Відповідно до чинного законодавства, кожне підприємство має повне право самостійно скласти цей документ. Однак існує чіткий регламент, який передбачає обов'язкові реквізити, що мають бути присутніми у подібних паперах. До таких реквізитів належать:

реєстраційний номер та дата складання;
назва підприємства;
сума отриманих та витрачених фінансових коштів;
Список додатків до основного документа.

Авансова звітність заповнюється у рукописній чи машинописній формі (на комп'ютері). Одним із важливих критеріїв є засвідчення документа підписом посадової особи з необхідними повноваженнями. У випадку з електронним варіантом документа потрібна наявність цифрового підпису керівника. Цей вид складання первинної документації допускається лише тому випадку, коли всередині підприємства використовується електронна система документообігу.

При ухваленні рішення про видачу підзвітної суми співробітнику підприємства, керівнику необхідно видати відповідний наказ. Одним із важливих етапів написання звіту є перевірка рядка «Призначення авансу». Цей рядок повинен точно відповідати формулюванню, що є у наказі керівництва підприємства.

Нижче наведено авансовий звіт, зразок заповнення.

Якщо термін подання авансового звіту підзвітною особою не було дотримано, це вважається порушенням касової дисципліни.

Проведення у бухгалтерському обліку

У книзі бухгалтерського обліку витрат, що були виконані працівником фірми за термін службової поїздки, застосовуються рахунки розрахунків із найманими співробітниками, рахунки обліку витрат та інші типи документів. У тому випадку, коли сума видається у вигляді готівки, необхідно зробити цю позначку: "Дт сч.71 Кт сч.50". Такі позначки фіксуються виходячи з правильно складеного видаткового касового ордера.

У тому випадку, коли фінансові кошти зараховуються на банківську картку працівника підприємства, у книзі бухгалтерського обліку робиться така позначка: «Дт сч.71 Кт Сч.51». Для здійснення подібних операцій бухгалтеру необхідно заповнити платіжку для фінансової установи. Після повернення співробітника зі службової поїздки, до його обов'язків входить подання до бухгалтерії коректно оформленого авансового звіту.

На підставі цього листа та відповідних додатків, у книзі бухобліку фіксуються такі записи:

«Дт сч.10 Кт сч.71»- у тій ситуації, коли підзвітну суму було витрачено на придбання матеріально-виробничих запасів.
«Дт сч.41 Кт сч.71»- у разі набуття товарно-матеріальних цінностей.
«Дт сч.20, 23, 25,26 Кт сч.71»- у разі витрат на потреби структурних підрозділів підприємства.
«Дт сч.44 Кт сч.71»- у ситуації, коли витрати вироблялися торговим підприємством.

У ситуації, коли в працівника підприємства залишаються невитрачені фінансові кошти, йому необхідно передати їх керівництву компанії. При поверненні до каси, вказується код: "Дт сч.50 Кт сч.71". При зворотному переказі з банківської картки на банківський рахунок підприємства фіксується код: «Дт сч.51 Кт сч.71». У тому випадку, коли підзвітна сума виявилася недостатньою для виконання певних операцій, підприємство компенсує працівникові фінансові витрати. У разі виплати через касу вказується код «Дт сч.71 Кт сч.50», а при банківському переказі «Дт сч.71 Кт сч.51».

У деяких випадках співробітник не може надати необхідні документи, що підтверджують доцільність витрат. Така ситуація може виникнути при втраті документації або неможливості надання чеків у зв'язку з витратами на особисті потреби. У цьому випадку використовується код під номером 94. У книзі бухгалтерського обліку робиться відмітка «Дт сч.94 Кт сч. 71», що відбиває нестачу фінансових коштів. Далі сума недостачі утримується із зарплати співробітника відповідно до коду проведення «Дт сч.70 Кт сч.94».

Авансовий звіт має на увазі двосторонній уніфікований бланк, який в обов'язковому порядку повинен бути заповнений відповідальним співробітником і бухгалтером

Використовувані терміни:

Дт (дебет)- Акт передачі фінансових коштів.
Кт (кредит)– акт повного чи часткового повернення підзвітної суми.
рах- Рахунок.

Супровідна документація

Під час оформлення витрат, пов'язаних із службовою поїздкою, бухгалтер повинен ґрунтуватися на Постанові № 749 від 13 жовтня 2008 року. Цей документ говорить про те, що працівник, який вирушає у службову поїздку, повинен отримати посвідчення про відрядження. Слід зазначити, що існує регламент щодо форми посвідчення. У ньому повинні вказуватися терміни відрядження, а також стояти підписи та печатки керівництва компанії.

Сума витрат вважається за чеками, квитками та квитанціями, що надаються до бухгалтерського відділу.Дані, що підтверджують документи є невід'ємною частиною авансового звіту. Після повернення зі службової поїздки, співробітник зобов'язаний здати видане посвідчення. Після цього складається звітність для передачі на затвердження керівництву. Щоб скоротити ризик появи претензій від податкових органів, необхідно підійти до заповнення паперів з підвищеною відповідальністю. При некоректно заповненому звіті бухгалтер має право відмови в прийомі документації.

У завдання співробітника входить збирання всіх касових і товарних чеків, а також інших бланків суворої звітності. Всі перелічені документи прикріплюються до паперового листа формату А4.Подібні дії дозволяють скоротити ризик втрати важливих програм до авансового звіту. Деякі бухгалтери рекомендують співробітникам робити ксерокопію кожного документа для того, щоб знизити ризик втрати документації через вицвітання чорнила. Подібні додатки до звіту дозволяють компанії довести доцільність фінансових витрат у ході службового відрядження під час проведення перевірок з боку податкових органів.

Тонкощі заповнення звіту

Розглядаючи питання, як правильно оформити авансовий звіт, слід зазначити деякі тонкощі, пов'язані з процесом відправки працівника у службову поїздку межі РФ. У даному випадку немає необхідності у видачі посвідчення про відрядження, оскільки всі необхідні дати фіксуються на сторінках закордонного паспорта.

Уніфікована форма звіту відноситься до документації, яка підлягає строгій звітності, призначена для передачі податковому органу

Після того, як буде обрано посадову особу для закордонного відрядження, завданням керівництва компанії стає підготовка необхідного наказу, де фіксується призначення службової поїздки, посада, прізвище та ініціали співробітника, а також пункт призначення. Допускається самостійне встановлення розмірів добових витрат. За даними статистики, добові витрати не перевищують суму, що оподатковується на доходи фізичних осіб. З боку компанії здійснюється оплата перельоту до пункту призначення. У завдання посадової особи, відправленої у службове відрядження, входить підготовка документів, що підтверджують витрати на проживання, переліт, оплату державних мит та послуги перекладачів.

Правила заповнення авансового звіту

Отже, давайте розглянемо приклад заповнення авансового звіту з відрядження. На головному аркуші бланка слід зазначити назву підприємства та відділу, де здійснюється трудова діяльність співробітника, який повернувся із службової поїздки. Далі вказується посада, мета поїздки, реєстраційний номер бланку та дата заповнення паперів.

У табличній частині відображаються відомості про фінансові кошти, видані посадовій особі. Тут же фіксується сума отриманого авансу та фінансові витрати, здійснені за час відрядження. Далі проводиться підбиття підсумків, де виявляється, чи залишилися невитрачені кошти. На зворотному боці документа, що розглядається, наводиться узагальнення відомостей про первинну документацію, що підтверджує факт цільового характеру наявних витрат. До цього виду документів відносяться товарні та касові чеки, квитанції, акти та накладні. Важливо звернути увагу на те, що дані повинні систематизуватися і фіксуватися в хронологічному порядку.Після впорядкування відомостей вони прикріплюються до основного документа.

Після заповнення всіх необхідних паперів готова звітність передається до бухгалтерського відділу для перевірки доцільності витрачання суми. Також розглядається коректність заповнення документації. Після проведення перевірки бухгалтер фіксує рахунки, що додаються до звіту про витрати. Після цього провадиться підпис документів підзвітною особою, що далі передаються на затвердження керівництву компанії.

У тому випадку, коли у людини, яка повернулася з відрядження, залишаються невитрачені кошти, необхідно повернути суму, що залишилася, в касу або бухгалтерський відділ. Що стосується перевитратою коштів, компанія має заповнити збитки співробітника. У тій ситуації, коли працівник має заборгованість за раніше виданим авансом, особисті витрати не компенсуються. Процес заповнення подібних бланків є досить простим, проте необхідно враховувати різні нюанси.

Щоб уникнути помилок під час складання документа, слід отримати консультацію бухгалтера.

Документ може бути складений у паперовому чи електронному вигляді, з обов'язковим засвідченням підписом безпосереднього керівництва компанії

Авансова звітність заповнюється особою, яка прибула з відрядження та представником відділу бухгалтерії.У завдання перевіряючого входить аналіз коректності даних, що надаються. Крім цього, співробітнику має бути видано бухгалтерську розписку, що підтверджує факт постанови звіту на облік. Розпискою є відривна частина бланка, де зазначається реєстраційний код, дата написання звіту, прізвище та ініціали посадової особи, ким було отримано підзвітні кошти. Далі вказується розмір врахованих фінансових витрат та кількість додаткових вкладень до звіту.

У тому випадку, коли звітність складена некоректно, за бухгалтерським відділом залишається право у відмові прийняття документів. У цій ситуації посадова особа стає боржником підприємства. При відмові відшкодування заборгованості керівництво організації має повне право утримання необхідних коштів із зарплати співробітника, відповідно до статті 137 ТК Російської Федерації. Слід звернути увагу на те, що утримання фінансових коштів здійснюється за згодою працівника. Цей факт має бути засвідчений у документальному вигляді. У тому випадку, коли працівник відмовляється покрити суму видатків, конфлікт вирішується в судовому порядку.

Вконтакте

Навіщо потрібний авансовий звіт

Авансовий звіт є обов'язковою умовою процедури видачі грошей підзвіт. Працівник повинен звітувати про скоєні витрати саме таким чином.

Цей документ належить до обов'язкової звітності установи, отже, необхідний заповнення. Його основна мета – повний контроль над фінансовими видатками у бюджетній організації. За допомогою такого документа можна не тільки перевірити рух коштів, виданих на виконання потреб установи, а й списати вироблені витрати.

Строк здачі

У поточному фінансовому році термін подання авансового звіту підзвітною особою, як і порядок заповнення, залишилися незмінними.

Положення п. 6.3.

Інструкція із заповнення авансового звіту

Вказівок ЦБ РФ від 11.03.2014 р. № 3210-У законодавчо встановлюють терміни здачі авансового звіту підзвітною особою. Він має бути оформлений та представлений у бухгалтерію протягом 3-х днів за фактом виходу співробітника на роботу.

Загальні правила

Немає єдиного, законодавчо регламентованого формального вигляду. Бухгалтер може вести авансову звітність за уніфікованою формою № АТ-1 або самостійно розробити формат, видавши відповідний наказ.

Існує низка загальноприйнятих правил заповнення (Постанова Держкомстату № 55 від 01.08.2001):

Звітність формується в межах триденного терміну з моменту закінчення періоду, на який видано підзвітні кошти (його необхідно визначити наказом або розпорядженням), повернення співробітника з поїздки на відрядження або ж виходу працівника після лікарняного, за умови, що зазначений день повернення підзвіту припав на час непрацездатності.
У разі порушення терміну повернення авансових грошей роботодавець може застосувати до співробітника санкції, у тому числі й матеріальні.
Бухгалтер надає повне сприяння підзвітній особі у заповненні.
Заповнений та оформлений відповідно до всіх правил документ підписується керівником організації.
До звітності додається первинна документація, що підтверджує виконані витрати (чеки, квитки, виписки, рахунки).

Бланк звіту за уніфікованою формою № АТ-1

Порядок складання

Потрібно відобразити відомості:

інформація про установу, номер та дата оформлюваного документа;
про працівника, який отримав авансування;
величина виданих коштів та їх цільове призначення;
фактичні витрати (додаються всі підтверджуючі первинні документи).

У лицьовій частині також фігурують дані про рух та списання авансу та про аналітичні рахунки, що відображають облік коштів в організації. Вся заповнена інформація засвідчується підписами відповідального бухгалтера, який видавав гроші та прийняв повернення підзвітних сум за авансовим звітом, а також головного бухгалтера та особи, яка отримала необхідну суму під звіт.

Виправлення виключено! При допущенні помилок і тим більше помилок доведеться оформляти новий бланк.

Звіт з відрядження

У разі, коли працівник заповнює у зв'язку з відрядженням, порядок оформлення залишається незмінним. Звітність також має бути представлена у триденний термін з моменту повернення співробітника на робоче місце, а первинними документами відрядження, що підтверджують, будуть проїзні (авіа та залізничні) квитки, рахунки за готельне обслуговування, чеки. Без підтвердження залишаються лише добові.

Складається в одному примірнику та підписується всіма відповідальними особами.

Зразок заповнення авансового звіту 2018 р. підзвітною особою

Авансовий звіт: інструкція із заповнення

Найімовірніше, кожен співробітник бюджетної установи хоча б раз, але отримував кошти під звіт. Установа видає готівку з каси на господарські потреби та витрати, пов'язані з відрядженнями своїх співробітників. Для видачі з каси заповнюється видатковий касовий ордер (форма N КО-2, затв. ухвалою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88). Після оформлення документ підписується керівником, головним бухгалтером чи уповноваженими особами.

Установа може перерахувати кошти і безготівково, наприклад, рахунок, відкритий працівникові у банку рамках " зарплатного проекту " . Проте, щоб уникнути конфліктів з перевіряючими організаціями краще оформити для підзвітних осіб спеціальні карткові рахунки банку.

Підзвітна особа за всіх випадках видачі їй коштів (на господарські потреби, для придбання тих матеріальних цінностей, при направленні у службове відрядження та інші) має заповнити авансовий звіт про витрачені кошти. Відповідно до п. 11 Порядку ведення касових операцій на Російській Федерації, затвердженого Рішенням Ради директорів ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, особи, отримали готівку під звіт, зобов'язані пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, який вони видані, чи з дня повернення цих осіб із відрядження, пред'явити до бухгалтерії організації звіт про витрачені суми та зробити остаточний розрахунок за ними. У цьому термін, який видаються кошти під звіт, визначається керівником організації. Для бюджетних установ цей термін, як правило, визначено правилами ведення бюджетного обліку, затвердженими вищим розпорядником, бюджетною установою.

Видача готівки під звіт провадиться лише особі, яка перебуває з організацією у трудових відносинах за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансом. Передача виданих під звіт грошей однією особою іншій забороняється.

Отже, працівники, які отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення з відрядження пред'явити до бухгалтерії підприємства звіт про витрачені суми та зробити остаточний розрахунок.

Для обліку коштів, виданих підзвітним особам, застосовується авансовий звіт. Постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55 затверджено форму авансового звіту (форма N АТ-1) для обліку коштів, виданих під звіт на адміністративно-господарські витрати. Форма N АТ-1 застосовується з 1 січня 2002 р. юридичними особами всіх форм власності, крім бюджетних установ.

Форма авансового звіту для бюджетних установ затверджено Наказом Мінфіну Росії від 23.09.2005 N 123н. Таким чином, для бюджетних установ застосовується Авансовий звіт – форма 0504049. У цій статті йтиметься про заповнення авансового звіту бюджетними установами.

Загальні правила заповнення авансового звіту

Авансовий звіт застосовується для обліку розрахунків із підзвітними особами. Бланк авансового звіту є двостороннім документом. Підзвітні особи наводять відомості про себе на лицьовій стороні авансового звіту та заповнюють графи 1 — 6 на оборотній стороні про фактично витрачені суми з додатком документів, що підтверджують виконані витрати. У бухгалтерії авансові звіти перевіряються щодо правильності оформлення та наявності документів, що підтверджують вироблені витрати, цільового витрачання коштів та заповнюються графи 7 — 10 оборотної сторони авансового звіту, що містять відомості про витрати, що приймаються бухгалтерією до обліку. Перевірені авансові звіти затверджують керівник установи.

Суми, виплачені іноземній валюті, враховуються як і іноземній валюті, і у рублях за курсом за Центральний банк РФ. Погашення суми заборгованості в іноземній валюті підзвітними особами та відображення цієї суми в авансовому звіті в рублевому еквіваленті провадяться за курсом ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту керівником установи.

Суми отриманого авансу наводяться із зазначенням дати отримання та кодів відповідних аналітичних рахунків бюджетного обліку.

Порядок прийняття до обліку авансового звіту

Видача грошей під звіт.

Підставою для видачі грошей під звіт у будь-якому випадку є заява на видачу грошей, в якій підзвітна особа зобов'язана вказати конкретну мету отримання авансу, термін отримання грошей. Заява надсилається керівнику установи. Після відповідного візування керівником воно потрапляє до бухгалтерії для видачі грошей. При цьому бухгалтер зобов'язаний перевірити відсутність залишку за попереднім авансом (про що на заяві проставляється відповідна відмітка) та проставити відповідний рахунок аналітичного обліку рахунку 0 208 000 000 "Розрахунки з підзвітними особами".

Примітка.У Порядку ведення касових операцій, яким встановлюються правила видачі готівки під звіт, немає обмежень розмірів сум, що видаються. Відтак організація може видати під звіт будь-яку суму. Однак необхідно мати на увазі, що з урахуванням обмежень граничного розміру розрахунків готівкою між юридичними особами (100 тис. руб.), У випадках, коли підзвітна особа здійснює, наприклад, закупівлю товарів у сторонньої організації, діючи при цьому від імені свого підприємства, розмір одного платежу не повинен перевищувати встановлену межу.

При направленні у відрядження підставою для видачі грошей є відповідний наказ керівника, після ознайомлення з яким працівник складає заяву із попереднім розрахунком коштів, які знадобляться йому у відрядженні.

Існують також особливості складання заяв за різних ситуацій.

Коли витрати зроблено.

Після повернення співробітника з відрядження (або після придбання товарно-матеріальних цінностей, отримання послуг та інше) їм складається авансовий звіт за уніфікованою формою, який слід здати до бухгалтерії. Нагадуємо, що це необхідно зробити не пізніше трьох днів після повернення з відрядження.

Якщо було витрачено менше, ніж отримано, то залишок невитрачених сум повертається до каси за прибутковим касовим ордером.

Якщо було витрачено більше, ніж отримано, то перевитрата за авансовим звітом видається співробітнику за видатковим касовим ордером.

Бухгалтер перевіряє цільове витрачання коштів, виданих працівникові.
Перевірений авансовий звіт затверджується керівником чи уповноваженою на це особою.

Про первинні документи

Відповідно до ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон N 129-ФЗ) усі господарські операції, що здійснюються організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік. Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної документації. Документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, мають містити обов'язкові реквізити, перелічені у п. 2 ст. 9 Закону N 129-ФЗ.

Авансовий звіт

Після закінчення встановленого терміну співробітник організації, який отримав кошти під звіт, зобов'язаний подати до бухгалтерії авансовий звіт з додатком всіх виправдувальних документів, що підтверджують вироблені витрати.

Додані до авансового звіту документи, що підтверджують, повинні відповідати наступним основним вимогам:

документи, що підтверджують, подаються в оригіналі;
за формою вони повинні відповідати прийнятим вимогам для оформлення та заповнення первинних документів;
за характером операцій має бути встановлений зв'язок підтверджуючих документів із цільовим призначенням виданого підзвітній особі грошового авансу.

Якщо гроші, що залишилися, не хочуть повертати

Як ми писали вище, якщо співробітником було витрачено менше, ніж отримано, то залишок невитрачених сум він має повернути до каси установи за прибутковим касовим ордером.

З тієї чи іншої причини співробітник може затримати повернення сум, що залишилися в нього, а то й не повернути їх зовсім. Якщо працівник своєчасно не повернув до каси залишок невикористаних коштів, слід керуватися ст. 137 Трудового кодексу РФ, якою передбачені випадки утримання із заробітної плати працівника для погашення його заборгованості роботодавцю. Зокрема, утримання можуть бути здійснені для погашення невитраченого та своєчасно не повернутий аванс, виданий у зв'язку зі службовим відрядженням. При цьому роботодавець повинен ухвалити рішення про утримання не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, та за умови, що співробітник не оскаржує підстав та розмірів утримання.

Ухвалене рішення роботодавець оформляє, як правило, у формі наказу або розпорядження, хоча уніфікованої форми такого наказу нормативними правовими актами не встановлено. При цьому спочатку установа має отримати письмову згоду працівника на утримання сум із заробітної плати. Загальна сума утримання не повинна перевищувати 20% від суми належної працівникові заробітної плати (після утримання податку на доходи фізичних осіб).

Заповнюємо авансовий звіт

Авансовий звіт складається в одному примірнику підзвітною особою.

На титульній частині бланка авансового звіту підзвітна особа зазначає:

найменування організації, яка направила його у відрядження;
структурний підрозділ (відділ, сектор), де працює співробітник;
своє прізвище, ім'я та по батькові (графа "Підзвітна особа");
посада;
призначення авансу (придбання цінностей, оплата послуг, витрати на відрядження та інше).

Бухгалтер для здійснення контролю вказує на титульній частині бланка авансового звіту інформацію про видачу грошей (вказує номер та дату документа, за яким видано гроші, та відповідний номер рахунку) та дані про наявність залишку чи перевитрати за попереднім авансом.

На титульній частині бланка авансового звіту також є таблиця "Бухгалтерський запис", до якої бухгалтер переносить суми до обліку з зворотного боку авансового звіту з відповідної кореспонденції рахунків.

Внизу авансового звіту є розділ - розписка бухгалтера в тому, що звіт прийнятий до перевірки з усіма документами, що додаються. У розписці зазначаються прізвище, ім'я, по батькові підзвітної особи, номер і дата авансового звіту, прописом сума документально підтверджених витрат, кількість документів, що додаються, а також кількість аркушів у цих документах. Після заповнення всього звіту бухгалтер відриває розписку по лінії відрізу та віддає підзвітній особі.

Перед заповненням оборотної сторони авансового звіту підзвітна особа повинна систематизувати первинні документи (квитки, транспортні рахунки, багажні квитанції, рахунки з готелів або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, акти закупівлі, рахунки-фактури, товарні накладні тощо). д.). Документи потрібно сформувати у хронологічному порядку, пронумерувати їх. Як правило, документи невеликого розміру (наприклад, квиток в електричці) слід наклеїти на аркуш формату А4.

Зворотний бік авансового звіту заповнюється у порядку за графами:

	Вказується номер документа по порядку залежно від того, як підзвітна особа пронумерувала і систематизувала їх. Документи додаються до авансового звіту по порядку
	Вказується дата виконання господарської операції, супроводжується сплатою коштів, та зазначена на документі. Тобто, дата документа. Щодо добових за службовим відрядженням може вказуватися дата оформлення наказу керівника на відрядження
	Вказується номер документа (номер касового чека, номер квитка
документу сплачено	Вказується одержувач коштів, зміст операції (оплата проїзду, купівля товару, оплата постільних приладдя, добові тощо), назва документа (квиток, квитанція, акт закупівлі, накладна, відрядження посвідчення тощо)
	Вказується сума коштів, що підлягає відшкодуванню підприємством за витрачені підзвітною особою грошові кошти засоби

Якщо кількість підтверджуючих документів перевищує кількість рядків у бланку форми авансового звіту, підзвітна особа отримує другий оборотний аркуш бланка, за потреби і третій тощо, бланки звіту та складає авансовий звіт на кількох бланках. Наприкінці першого бланка звіту зазначається: "Закінчення розрахунку див. у продовженні (продовженнях N) авансового звіту". У верхній частині другого та наступних бланків звітів зазначається: "Продовження авансового звіту… П.І.Б. N…".

Заповнений бланк авансового звіту має бути підписаний підзвітною особою.

Авансовий звіт підзвітної особи, що не відповідає зазначеним вище вимогам, бухгалтерією до перевірки та обліку не приймається. Підзвітна особа у разі залишається боржником підприємства у сумі отриманих під звіт коштів до погашення суми цих коштів.

Перевірка авансового звіту бухгалтером

Після отримання від підзвітної особи заповненого нею авансового звіту та доданих до неї документів бухгалтер перевіряє такі документи та правильність заповнення авансового звіту. Перевірка здійснюється:

за формою - встановлюється наявність усіх підтверджуючих документів та додатків до них, заповнення реквізитів та правильність оформлення авансового звіту, правильність перенесення даних з документів до авансового звіту, наявність підпису підзвітної особи;
за змістом - визначається відповідність поданих документів меті отриманого завдання, їх достовірність, наявність заповнених у них реквізитів, відповідних позначок у посвідченні про відрядження, дат здійснення витрат реального часу виконання завдання;
арифметична перевірка - засвідчується правильність підрахунку підсумкової величини коштів, що підлягають погашенню за цим звітом, тощо.

Перевіряється також повнота звіту підзвітної особи за отриманими коштами, тобто повернення цією особою залишку невитрачених коштів.

Виявлені бухгалтером порушення заповнення авансового звіту зазначаються їм на заповненому підзвітною особою бланку цього документа. Бухгалтер має право у разі недотримання встановлених вимог до складання авансового звіту та документів повертати їх підзвітній особі для оформлення належним чином.

Відображення у бюджетному обліку

У цьому розділі ми наводимо бухгалтерські проведення, пов'язані з видачею коштів під звіт.

Працівнику видано з каси аванс на відрядження:

Дебет 0 20 805 560 Кредит 0 20 104 610;

Дебет 0 20 802 560 Кредит 0 20 104 610;

на проживання у готелі

Дебет 0 20 809 560 Кредит 0 20 104 610.

Працівником повернуто кошти, що залишилися (невитрачені), видані на проживання в готелі:

Дебет 0 20 104 510 Кредит 0 20 809 660.

Працівнику видано з каси кошти понад витрачені суми (перевитрати) на проїзд:

Дебет 0 20 805 560 Кредит 0 20 104 510.

О.В.Шедіна

бухгалтер,

консультант ВД "Порадник бухгалтера"

Головна — Документи

Авансовий звіт: форма, заповнення, видача грошей

Форма авансового звіту

Для оформлення авансового звіту можна використати:

уніфіковану форму (№ АТ-1), затверджену постановою Держкомстату Росії від 1 серпня 2001 р. № 55;
самостійно розроблений бланк авансового звіту, затверджений наказом керівника туристичної компанії або додатком до облікової політики. Таке правило діє з 1 січня 2013 року (п. 4 ст. 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). При цьому в самостійно розробленому документі мають бути присутніми всі передбачені законодавством реквізити;
електронну форму. Мінфін Росії дозволив компаніям зберігати авансові звіти в електронному вигляді. При цьому авансовий звіт має бути підписаний кваліфікованим електронним підписом (електронним цифровим підписом) (лист від 12 квітня 2013 р. № 03-03-07/12250).

Порядок видачі коштів під звіт

Порядок видачі коштів під звіт визначено пунктом 4.4 Положення про порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою Банку Росії на території Російської Федерації» (затверджено Банком Росії 12 жовтня 2011 р. № 373-П).

Відповідно до зазначеного Положення видача працівнику готівки на витрати, пов'язані із здійсненням діяльності юридичної особи, індивідуального підприємця, провадиться за видатковим касовим ордером на підставі письмової заяви підзвітної особи. Заява складається у довільній формі та містить власноручний напис керівника про суму готівки та про термін, на який видаються готівка, підпис керівника та дату.

Підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру (а за їх відсутності - керівнику) авансовий звіт з документами, що додаються. Перевірка авансового звіту головним бухгалтером або бухгалтером (керівником), його затвердження керівником та остаточний розрахунок за авансовим звітом здійснюються у строк, встановлений керівником.

Видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманою під звіт сумою готівки.

Якщо працівник витратив грошей менше, ніж йому було видано, тобто за авансовим звітом є залишок, то невитрачені кошти він повинен повернути до каси наступного робочого дня після закінчення строку (зазначеного у заяві) або у день виходу на роботу після відрядження.

Якщо працівник витратив грошей більше, ніж йому було видано під звіт, тобто за авансовим звітом відображено перевитрату, то після затвердження авансового звіту керівником перевитрата повертається працівникові за видатковим касовим ордером, реквізити якого вносяться до авансового звіту.

З даних затвердженого авансового звіту бухгалтерія списує підзвітні грошові суми.

Заповнення авансового звіту

Авансовий звіт складається в одному примірнику підзвітною особою та працівником бухгалтерії.

На лицьовій стороні авансового звіту мають бути зазначені: найменування компанії (підприємця), підрозділ, прізвище співробітника, його посада та призначення авансу.

На зворотному боці форми підзвітна особа записує номер, дату, найменування та перелік документів, що підтверджують вироблені витрати (квитанції, транспортні документи, чеки ККМ, товарні чеки, посвідчення про відрядження та інші виправдувальні документи). Суми вироблених витрат відображають у графі 5. Якщо ж гроші видавалися в інвалюті (на відрядження за кордон), то у графі 6 співробітник відображає ще й суму валюти. Документи, що додаються до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису у звіті.

Якщо документи складено іноземною мовою, то потрібно їх рядковий переклад на російську мову (п. 9 Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 р. № 34н).

Такий переклад може бути зроблений як професійним перекладачем, так і фахівцями турфірми (лист Мінфіну Росії від 20 березня 2006 р. № 03-02-07/1-66).

Бухгалтерія турфірми перевіряє цільове використання коштів, наявність виправдувальних документів, що підтверджують вироблені витрати, правильність їх оформлення та підрахунку сум.

У графах 7-8 (оборотної сторони бланка) вказують суми видатків, прийняті до обліку.

Рахунки (субрахунки), що дебетуються на ці суми, зазначаються у графі 9.

Помилки під час оформлення авансових звітів

При неправильному оформленні авансового звіту може виникнути ситуація, коли податкові органи не ухвалять зазначені у ньому витрати.

Розглянемо найпоширеніші помилки.

1. Авансовий звіт не затверджено керівником компанії.

Відповідно до підпункту 5 пункту 7 статті 272 Податкового кодексу РФ датою здійснення позареалізаційних та інших витрат визнається дата затвердження авансового звіту. Таким чином, якщо авансовий звіт не затверджено керівником, то спірним є визнання витрати на нього.

2. Відсутність обов'язкових реквізитів під час самостійної розробки бланка авансового звіту.

Як уже говорилося раніше, з 1 січня 2013 року документальне оформлення розрахунків з підзвітними особами може здійснюватися на підставі самостійно розроблених форм за наявності в них обов'язкових реквізитів, встановлених пунктом 2 статті 9 Закону № 402-ФЗ.

Як заповнити авансовий звіт

Таким чином, наявність обов'язкових реквізитів стосується документального підтвердження витрат. Відповідно до статті 252 Податкового кодексу РФ витратами визнаються обґрунтовані та документально підтверджені витрати, здійснені (понесені) платником податків. Така сама вимога (наявність обов'язкових реквізитів) відноситься і до первинних документів, доданих до авансового звіту, які підтверджують вироблені витрати.

3. Відсутність у касових та товарних чеках найменування товарів.

Нерідко буває, коли підзвітна особа прикладає лише касовий чек (товарний чек, накладна відсутні) із загальною сумою витрат. На думку податкових органів, за відсутності касових та товарних чеків із зазначенням найменування товарів такі суми не можна вважати обґрунтованою витратою.

4. Відсутність виправдувальних документів у разі застосування «спрощенки» з об'єктом оподаткування «доходи».

У листі Мінфіну Росії від 30 жовтня 2013 р. № 03-11-11/46198 контролюючі органи повідомляють таке.

Незважаючи на те, що витрати не враховуються при визначенні податкової бази для організацій та індивідуальних підприємців, які застосовують спрощену систему оподаткування з об'єктом «доходи», зберігається чинний порядок ведення касових операцій (п. 4 ст. 346.11 Податкового кодексу РФ).

Підзвітна особа зобов'язана в строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру (а за їх відсутності - керівнику) авансовий звіт з документами, що додаються. . Виходячи з цього, організації або індивідуальні підприємці, які застосовують спрощену систему оподаткування з об'єктом у вигляді доходів, повинні проводити в загальновстановленому порядку оформлення авансових звітів та документів, що підтверджують витрати.