Рабочее место делопроизводителя основные требования. Автоматизированное рабочее место делопроизводителя
Как только появилась возможность установить компьютер на рабочее место, пользователь - экономист, управленец, любой информационный работник получил возможность использовать как отдельные информационные технологии для выполнения своих профессиональных функций, так и их совокупность, а также предметные подсистемы ЭИС.
Поэтому персональный компьютер, оснащенный профессионально-ориентированными инструментальными средствами и размещенный непосредственно на рабочем месте, на заре первых персональных компьютеров стали называть автоматизированным рабочим местом (АРМ). Его назначением была автоматизация выполнения рутинных работ информационным работником.
Многоместные инструментальные комплексы с распределенной обработкой данных, обеспечивающей коллективную работу пользователей (в основном, проектировщиков, разработчиков, программистов), стали называть автоматизированными рабочими станциями. В отличие от АРМ станция является системой коллективного пользования данными и программными продуктами для выполнения одного типа профессиональной деятельности.
АРМ, как часть ЭИС, предназначались для выполнения следующих обобщающих функций: документалистики, расчетов, коммуникации, помощи в принятии решений.
Документалистика означает, что на ЭВМ должны решаться задачи систематизации, архивации, хранения, поиска и управления документами в делопроизводстве. При этом обработке подлежат все типы документов текстовые, числовые, графические, аудио-, видеоинформация. Средства автоматизации этого вида работы в настоящее время обеспечиваются текстовыми, графическими, табличными процессорами, системами управления базами данных, гипертекстовой и мультимедийной технологиями, системами электронного архивирования, системами организации и управления документами, системами электронного документооборота.
Для автоматизации расчетов были созданы типовые пакеты прикладных программ ППП, реализующие основные рутинные операции в деятельности любых информационных работников: бухгалтеров, кладовщиков, банковских работников, менеджеров, статистиков и т.д. Эти ППП фактически реализовывали все операции внутримашинного этапа технологического процесса обработки данных в той или иной сфере деятельности. С появлением новых информационных технологий расширился круг автоматизации рутинных работ, связанных с обработкой разнотипных данных, коммуникаций, помощи в принятии решений. Появились системы, объединяющие многие информационные технологии с типовыми расчетами, получившие название "электронный офис"".
Для автоматизации функций коммуникации разработаны сетевые технологии. Электронная почта стала неотъемлемой частью не только электронных офисов, но даже включается в операционные системы. Объединение СУБД с сетевыми технологиями породило распределенную обработку данных. Технология распределения проникла во многие информационные технологии, позволяя распределять многие ресурсы, доступные посредством сети ЭВМ.
Системы поддержки принятия решений предполагают использование пакетов программ, реализующих методы имитационного моделирования, факторного и корреляционного анализа, других экономико-математических и статистических методов. Следует выделить направление «экспертные системы», которые призваны ответить на вопрос "как сделать чтобы". Экспертная система является частью искусственного интеллекта. Она включает базу знаний с набором правил и механизм вывода и позволяет на основании предоставляемых пользователем фактов распознать ситуацию, поставить диагноз, сформулировать решение или дать рекомендацию для выбора действия.
Экспертные системы предназначены для воссоздания опыта, знаний профессионалов высокого уровня и использования этих знаний в процессе управления. Они разрабатываются с использованием математического аппарата нечеткой логики для эксплуатации в узких областях применения, поскольку их использование требует больших компьютерных ресурсов для обработки и хранения знаний. В основе построения экспертных систем лежит база знаний, которая основывается на моделях представления знаний. В силу больших финансовых и временных затрат в российских ЭЙС экспертные системы не имеют большого распространения.
Для поддержки принятия решения можно использовать и когнитивные компьютерные системы. Однако в силу сложности реализации и дороговизны такие системы эксплуатируются мало.
Компьютер, оснащенный новейшими ИТ, установленный на рабочем месте пользователя, позволяющий ему выполнять профессиональную работу, стали называть настольной ЭВМ (настольным компьютером).
Развитие средств коммуникаций и сетевых ИТ позволяет автоматизировать деятельность не только отдельных специалистов, служб, но и всего предприятия посредством корпоративных информационных систем. При этом реализуется безбумажная технология. Подключение локальных сетей к глобальным открывает возможность доступа к мировым информационным ресурсам и по-новому динамически строить производственные связи. Разрушаются стены между функциональными подразделениями внутри предприятия, исчезают границы, отделяющие поставщика от покупателя, подрядчика от субподрядчика, долгосрочные наймы рабочей силы по контракту. Вымирают предприятия-динозавры, логика конкуренции-партнерства заставляет фирмы переходить к кратковременным формам кооперации.
Принимая во внимание усиливающуюся конкуренцию на мировом рынке, компании стремятся быть готовыми произвести товар и оказать услуги в любой точке земного шара, как только в этом появится необходимость. Поэтому транснациональным корпорациям необходим коллективный доступ к внутренним данным, представленным на различных языках и в разной валюте.
Транснациональные информационные системы должны обеспечивать:
централизованный расчет налогов, учитывающий требования налогового законодательства разных стран;
преобразование валют в ходе транзакций на базе централизованно задаваемых курсов и правил;
многоязычные экранные формы, отчеты, подсказки и сообщения, вид которых определяется пользователем;
формат числовых данных, определяемый пользователем и характерный для данной страны (например, число знаков после запятой в валюте);
формат даты, времени, определяемый пользователем и характерный для его страны;
календарь выходных и праздничных дней, определяемый пользователем и др.
Несмотря на интеграцию различных информационных технологий в электронный офис, последний не является "безбумажным". За последние годы офис пополнился рядом оргтехники: факсом, телефоном, телексом, копировщиком, сканером, принтером, считывателем штрих-кодов, подсоединенными к компьютеру. Для каждого из них разработаны информационные технологии, которые работают независимо. Так, принтер распечатывает документ, а факс передает его. Поэтому возник вопрос об объединении всех этих ИТ в единую для выполнения большинства операций.
Концепция ATWork, разработанная фирмой Microsoft, предлагает специальную операционную систему, единую для всех видов оргтехники и создающую интеллектуальную периферию. Операционная система ATWork работает в реальном времени и содержит набор программ по обслуживанию каждого периферийного устройства в среде Windows. Она может быть "запущена самостоятельно и имеет файловую систему, содержащую "хранилище объектов", куда перемещаются данные от приложений без предварительной обработки, например в формате Word. Фактически операционная система заменила собой драйверы устройств. Это позволило ей выполнять функции электронной почты и факса.
Заметим, что использование ИТ на рабочем месте меняет технологию труда специалиста в предметной области.
Для работы с компьютером используются пакетная, сетевая и диалоговая технологии. Часть рутинной работы информационного работника, которая была формализована к моменту внедрения ЭИС, выполняется автоматически, без его вмешательства. Если программные и технические средства компьютера позволяют реализовать пакетный режим, то эта часть работ может выполняться в фоновом режиме. Когда требуется вмешательство пользователя, компьютер вступает в диалог, который ведется до тех пор, пока алгоритм не выйдет на формализованную часть решения задачи. Для ведения диалога можно использовать диалоговую и сетевую технологии. Сетевая технология применяется, если необходимо послать или получить запрос, сообщение, данные от удаленного пользователя, базы данных. При этом сообщение может содержать любые объекты реального мира (звуковую, аудио- и видеоинформацию, текст и т.д.), для обработки которых используют гипертекстовую или мультимедийную технологии. Таким образом осуществляется полуавтоматический режим работы, что позволяет выполнить на компьютере даже те виды работ, которые трудно формализуемы.
Технология труда информационного работника после внедрения ЭИС также меняется, потому что рутинную часть его работы, составляющую приблизительно 75% всех работ, выполняет компьютер. Изменяются формы расчетов, контроля, документалистики. Деятельность информационного работника направлена не на запись и регистрацию данных, а на анализ информации, подготовку оптимальных решений, выявление тенденций происходящих процессов, решение возникающих проблем, исправление неблагоприятных ситуаций, автоформализацию знаний. Тем самым меняются не только содержание работы, но и требования к квалификации и компетенции специалиста.
Внедрение ИТ дает возможность изменить характер труда информационного работника, высвободить время на творческий подход к исполнению обязанностей, повысить производительность и качество труда, сократить трудоемкость работы, что приводит к уменьшению численности персонала, а значит, к сокращению затрат на управление, повышению эффективности управленческого труда, изменению структуры управленческого аппарата и методов управления с целью совершенствования производства.
Представление о рабочем месте секретаря Рабочее место – зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.
Обязательный набор мебели: канцелярский стол с придвижной тумбой; подъемно-поворотный стул; вспомогательный стол или подставки для оргтехники; шкаф для хранения документации; сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей; стул для посетителей.
Канцелярские принадлежности: письменный прибор; справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник; папка или лоток для текущих документов и бумаги; дырокол, степлер; нож для бумаги, ножницы; корректирующая паста («штрих»), клей; магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок и другой металлической мелочи; настенные часы; папки с надписями «К докладу», «На подписание», «Документы в работе» и т. п.
Технические: К техническим факторам условий труда секретаря относится оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий. При организации рабочего места секретаря следует побеспокоиться также о специальной мебели и канцелярских принадлежностях
Гигиенические: Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т. п. Пыльное, давно не ремонтировавшееся тесное помещение создает ощущение дискомфорта у работающих в нем, что не способствует их хорошему самочувствию
Социальные: Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и их детей и т. д.
Психологические: Психологические факторы определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, то есть психологическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам – все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою; сотрудники её ценят и дорожат своим рабочим местом.
Психофизические: Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, в первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, так как организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения. Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.
Эстетические: Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи. современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.
Эргономические требования: Наименование мебелиРост работникаВысота мебели Канцелярский столДо 170 см Выше 170 см 72 см 75 см Столик для работы на пишущей машинке или клавиатуре ПК До 170 см Выше 170 см 66 см 68 см Стул, креслоДо 170 см Выше 170 см 45 см 47 см
Эргономические требования Обзаведясь обязательными элементами секретарского рабочего места, следует подумать о рациональном размещении всего этого в помещении. Размещение мебели, оборудования и приспособлений должно соответствовать здравому смыслу: часто используемые объекты должны находиться в рабочей зоне, «под рукой»; расположение предметов на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа – то, что берется или делается правой рукой, слева – то, что берется или делается левой рукой); каждый объект в помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения.
Компьютеризированное рабочее место секретаря У секретаря офиса, работу которого вы в настоящее время осваиваете, рабочее место, как правило, оснащено множеством технических устройств. Это и персональный компьютер, и различные средства телефонной связи: телефон, факс-модем, многофункциональный телефон или мини-АТС. Возможно, имеются средства громкой связи, множительная техника, принтер, сканер и т. п.
Санитарно-гигиенические требования для работников офиса ПараметрыЗначения Естественная и искусственная освещенность300 – 500 люкс Уровень шумаНе более 65 дБ Площадь на один ПКНе менее 6 м 2 Объем на один ПКНе менее 20 м 3 КреслаПодъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки ВоздухообменНормальный (проветривания, вентилирование, кондиционирование) Микроклимат (оптимальные параметры)Влажность % t 0 воздуха зимой t 0 воздуха летом Расстояние до экрана монитора (при работе)50 – 70 см Непрерывное время работы за ПКНе более 2-х часов, обязательные перерывы Специальные мерыКомплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка
Средства работы с документами Документы с момента создания до списания и уничтожения проходят длительный путь, меняя при этом форму представления управленческой информации, носители, местоположение и другие параметры. При этом используются различные технические средства, которые являются средствами работы с документами. По назначению их можно разделить на группы: средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны); средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы); средства хранения документов (папки, конверты, коробки).
Глава 2. Оснащение и оборудование рабочего места
На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.
Выделяют следующие виды (классы) средств труда:
· средства составления документов:
Пишущие машинки (ручные и электрические),
Диктофоны,
Средства копирования и размножения документов,
Ручки автоматические,
Карандаши;
· средства обработки и оформления документов:
Резальное,
Скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы,
Адресовальные и штемпельные устройства,
Машины для нанесения защитных покрытий;
· средства хранения и группировки документов:
Средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами),
Разного рода картотеки,
Специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент,
Машины для уничтожения ненужных документов;
· средства выполнения вычислительных операций:
Счетно-справочные линейки,
Микрокалькуляторы разных видов,
Механические вычислительные машины, ПЭВМ;
· средства обеспечения оперативной связи:
Телефонная связь,
Радиосвязь,
Директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно,
Концентраторы,
Автоответчики,
Двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
· специальная служебная мебель:
Мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.
При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.
При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично. Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки.
В состав рабочего места обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов. Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для работы. Желательно оснастить рабочее место специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.
В состав рабочего места должны входить три зоны:
Основная - стол с приставками;
Вспомогательная - комбинированные шкафы;
Обслуживания посетителей.
Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12-16кв.м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки.
Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме. Именно поэтому специалист не рекомендуют ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т.п. В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду. Для зрительного комфорта и общего впечатления от приемной большое значение имеет и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализируют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер. Помимо цветов, для оформления офиса и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления.
Рабочее место секретаря должно комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики. Служба делопроизводства находится обычно рядом с приемной руководителя, а секретарь-референт располагается в приемной руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается ее оборудованию. Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, принимаются во внимание их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. Располагая рабочие места, учитывают размеры, рекомендуемые.
2.1 Расстояние до экрана монитора
Сядьте так, чтобы монитор был на расстоянии 60-70 сантиметров от глаз (расстояние вытянутой руки). Неправильное расстояние увеличивает нагрузку на глаза. Чтобы глаза отдыхали, переводите взгляд с экрана на что-нибудь еще несколько раз в час. Например, посмотрите полминуты в окно. Дайте глазам расслабиться. Не забывайте иногда стирать пыль с экрана.
Безопасность технологического процесса и оборудования на рабочем месте электросварщика ручной сварки ОАО "Ижевский машзавод"
Рабочим местом электросварщика является закрепленный за рабочим или бригадой участок производственной площади, оснащенной в соответствии с требованиями осуществляемого технологического процесса определенным оборудованием, инструментом...
Безопасность труда на рабочем месте бухгалтера
рабочее место бухгалтер труд охрана Большое значение имеет характер работы. В частности, при организации рабочего места бухгалтера должны быть соблюдены следующие основные условия: оптимальное размещение оборудования...
Компоновка рабочего места сверловщика
Трудовая активность человека во многом определяется условиями, в которых он работает. К ним, прежде всего, относятся рабочее пространство и рабочее место. Под рабочим пространством понимается некоторый объем...
Компьютер и безопасность
Рациональное освещение рабочего места является одним из важнейших факторов, влияющих на эффективность трудовой деятельности человека, предупреждающих травматизм и профессиональные заболевания...
Компьютер и безопасность
1. Приступая к работе на компьютере, необходимо осмотреть рабочее место и убедиться в отсутствии видимых повреждений оборудования. 2. Монитор должен быть установлен прямо перед пользователем, на расстоянии 60-70 см...
Микроклимат производственных помещений
Производственные процессы и отдельные операции, сопровождающиеся образованием и выделением конвекционного и лучистого тепла, должны быть автоматизированы или обеспечены устройствами дистанционного наблюдения...
Организация рабочего места токаря
Конструкция и расположение средств освещения должны обеспечивать освещение поверхности...
Основные производственные опасные и вредные факторы, воздействующие на программиста
Работа программиста происходит в помещениях, поэтому освещение в них должно приближаться к оптимальным условиям зрительного солнечного освещения. Требования к освещенности в помещениях, где установлены компьютеры...
Рабочее место на предприятии: планировка, оснащение и аттестация
Оснащение рабочего места - это система укомплектования рабочего места основным и вспомогательным оборудованием, технологической и организационной оснасткой в количестве...
Система охраны труда на предприятии
ОАО «Минский подшипниковый завод» является предприятием металлурго - машиностроительного комплекса Республики Беларусь...
Современные требования к охране труда в России на примере УПФР в Сланцевском районе
Учреждение ПФР в Сланцевском районе расположено в отдельном здании. Размеры помещений регламентируются нормативными требованиями, возможностями строительной индустрии, соответствуют санитарно-гигиеническим требованиям...
Улучшение условий труда слесаря по сборке металлоконструкций
Анализ рабочего места слесаря по сборке металлоконструкций включает в себя анализ безопасности рабочего места, анализ безопасности условий труда и гигиеническую оценку условий труда...
Условие труда. Чрезвычайные ситуации техногенного характера. Устойчивость функционирования объектов экономики
Рабочее место - основной элемент системы управления персоналом. Рабочее место - место постоянного или временного пребывания работающих в процессе трудовой деятельности. Рабочее место можно рассматривать с двух точек зрения: 1...
Эргономические требования к организации рабочего места инженера по стандартизации
Стены помещения могут быть желтого цвета с красно-зелеными вкраплениями. Желтый и красный цвета - это теплые цвета, вызывающие психологическое ощущение тепла, производящие оживляющее впечатление. Это активные цвета, динамические...
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019/2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.
На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.
Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.
1. Общие положения
1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
— структуру предприятия и его подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
— настоящей должностной инструкцией,
— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)
6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель:
1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:
— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;
— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.
3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция делопроизводителя - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.
Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов обобщенно называется средствами организационной техники - оргтехникой.
Техническое оснащение рабочего места
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, принято называть малой оргтехникой. При такой классификации к ним можно отнести: персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т. д. В действительности под малой оргтехникой в настоящее время понимается вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, дыроколы, степлеры, клей, скрепки и т. д.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.
Так, для создания документов в настоящее время используются две технологии.
Во-первых, возможно заполнение уже установленных форм документов или написание проекта документа от руки. Для этого каждый сотрудник должен иметь средство письма: шариковую, капиллярную или чернильную ручку любой модификации.
Во-вторых, составление документа непосредственно на компьютере. Компьютер, как и телефон, может быть персональным не только по терминологии, но и по смыслу, т. е. иметь только одного «хозяина» или быть средством коллективного пользования. Для подготовки текстовых, табличных документов пригоден практически любой современный компьютер стандартного оснащения: устройства для чтения дискет и лазерных дисков, клавиатура, манипулятор. В качестве манипулятора может использоваться «мышь», трекбол, сенсорный экран, электронный планшет.
Важными характеристиками производительности компьютера при работе с документами имеет величина оперативной памяти и емкость жесткого диска, т. к. новые версии офисных приложений (программ) становятся все более требовательными именно к этим показателям, а с работами по распознаванию текстов успешно справляются и процессоры частотой 100 МГц.
Каждое рабочее место должно иметь набор различных носителей информации: бумага, бланки, дискеты и др. На рабочем месте необходимы лотки, а то и настольные этажерки для хранения бу-маги, ящики столов должны позволять убирать в них коробки с дискетами, скрепками, ручки, карандаши, маркеры и другую «мелочь». Обязателен ящик, приспособленный для хранения папок с бумажными документами, лучше подвесного хранения, и соответствующие специальные папки-скоросшиватели с системой крепления, «файлы» для хранения в них документов и т. д.
Для организации личной работы необходимы настольные календари, папки и лотки для визиток, папок с документами, контрольных карточек, карманные и настольные органайзеры, скрепки для скрепления различного количества листов, зажимы для бумаги, кнопки, степлер и антистеплер, другая малая оргтехника. Но значительная часть оргтехники не нужна сотрудникам в течение длительного времени, поэтому такие офисные средства вполне могут быть общими или для нескольких рабочих мест, или в целом на структурное подразделение.
Если предполагается работа только с компьютером, может быть оборудовано специальное рабочее место - «компьютерный уголок».
Средствами оргтехники коллективного пользования может быть не только принтер, «ксерокс», телефакс, шредер, но и один из компьютеров, дооснащенный сканером, факс-модемной платой для выход в Интернет и другими аксессуарами.
В коллективном пользовании целесообразно иметь степлеры и дыроколы, различающиеся производительностью (толщина пробиваемых листов, количество пробиваемых отверстий).
В коллективном пользовании могут находиться средства корректировки текста, запас бумаги, чистых бланков, дискет и папок. Кроме офисных столов, как правило, необходимы в единоличном, а чаще коллективном пользовании шкафы и стеллажи для хранения справочных, черновых материалов и литературы. По усмотрению руководства рабочие помещения могут быть оснащены стационарными шкафами для открытого или сейфового хранения дел и справочников общего пользования.
Рабочее место специалиста службы ДОУ, структурного подразделения, связанных с обработкой больших массивов документной информации, должно быть и соответственно оснащено оргтехникой.
Во-первых, при наличии в структурном подразделении секретаря или иного сотрудника, ответственного за работу с документами, техника коллективного пользования (принтеры, телефакс, копировальный аппарат и др.) для более продуктивного ее использования, своевременной замены сменных печатающих картриджей, организации ремонта должна быть в ведении этого сотрудника. Наличие специального работника подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вовне организации.
Рабочее место специалиста службы ДОУ должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля документов, полученных сотрудниками подразделения и находящихся у них на исполнении. Нелишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением, при отказе компьютерной техники, например, из-за вирусной атаки или особой секретности подготавливаемого документа.
Организация рабочего места специалиста службы ДОУ формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
средства малой оргтехники, письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.;
средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе - портативная пишущая машинка);
средства обработки бумажных документов: склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов;
средства хранения и поиска документов: картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф;
средства связи: телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем;
копировальные средства и аппараты;
шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
офисная мебель и оборудование.
Рабочие компьютерные места и столы сотрудников, оргтехника коллективного пользования размещаются таким образом, чтобы минимизировать трудности общения между собой и пользование техникой.
-
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до зав. Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения... -
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. -
Организационные формы работы с документами . Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел Д.
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
для работы
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
При Kзо =1 обеспечивается узкая специализация рабочего места , и создаются предпосылки для роста производительности труда за счет выработки трудовых навыков рабочих , возможностей технического оснащения труда и т.п. -
Выделение непродолжительных по времени выполнения операций позволяло упрощать технологическое оснащение и организации производства, совершенствовать навыки рабочих , увеличивать производительность их труда. -
...техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы
Законодательные документы по охране труда обязывают администрацию предприятий
В случае причинения увечья или иного повреждения здоровья организация , ответственная за... -
Проектная документация , разработанная в соответствии c исходными данными, техническими условиями
Порядок организации и проведения тендера на проектные работы определяется
Ссылочные документы в состав рабочей документации не входят и могут передаваться...
Найдено похожих страниц:10