Что считается в полную инвентаризацию. Порядок проведения инвентаризации: законодательство

Инвентаризация, что это такое простыми словами – это пересчет всего содержащегося на балансе предприятия. Считают все имущество, от зданий и сырья до канцелярии. Такая проверка выявляет недостатки, кражи и излишки. Провести ее несложно, если правильно подготовиться.

Определение

Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.

основные средства;

запасы производства;

вклады финансов;

нематериальные активы;

производимая и созданная продукция;

• иные материальные и нематериальные элементы на балансе.

Инвентаризация – это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.

Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него. Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:

• списания;

Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.

В упрощенном виде подсчет выглядит так:

Остаток на начало периода + пришедшее количество – израсходованные материалы = результат на конец срока.

Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.

Основные законодательные документы

Существует специальный нормативный приказ, который определяет, в каком порядке и на каких правилах осуществляется процедура. Это условие министра финансов, изданное 13 июня 1995 года. Номер документа №49.

Для чего проводится инвентаризация

Целей у этого мероприятия несколько:

Определение фактического количества имущества, числящегося за организацией. Смысл в нахождении неучтенного, недостатков и пересортицы, а также – в проверке состояния.

Сопоставление реальных размеров запасов и прочего с базами данных. Нужно найти отличия и ответственных лиц.

Выравнивание. Чтобы дальнейшая хозяйственная деятельность велась правильно и без ошибок.

Контроль полноты учета. Насколько полно отражается все, что есть в фирме, в системе.

Отслеживание соблюдения правил использования и хранения основных средств.

Инвентаризация – это проверка состояния всех ценностей фирмы, отражения правильности изменений и условий хранения.

Как пересчеты приносят пользу сотрудникам и компании в целом

В большинстве случаев настоящий и регулярный подсчет позволяет вовремя выявить злоупотребление положением работниками, невнимательность и безответственность.

Если переучеты проходят только на бумаге, толку от них не будет. Это бессмысленные протоколы и ведомости, которые просто лежат горой в архиве. Смысл имеют только реальные мероприятия.

Создавать фиктивную документацию подчиненные будут в двух случаях, если:

перегружены основной работой;

проводят махинации с вверенными ценностями.

Чтобы повысить процент действительного пересчета в первом случае, нужно выделить сотрудника, который будет заниматься только этим. Это может быть внутренний человек, временно освобожденный от прямых обязанностей, либо внешний приглашенный ревизор. Так получится максимально точно все пересчитать и подбить остатки. Попытка просто загрузить работников дополнительными задачами может закончиться неверными данными и некачественными подсчетами, плохо выполненными основными заданиями в течение дня.

Во втором случае несоответствия могут выявить только эксперты со стороны. Все попытки провести переучет своими силами не будут давать действительных результатов. Это просто отписки и заполненные бумаги с придуманными цифрами.

Разновидности

Инвентаризация – это способ сравнить настоящие остатки с теми, которые отражаются в базе. Это контроль наличия и сохранности имущества путем перепроверки и ручного пересчета. Есть разные виды процедуры в зависимости от задач, которые стоят перед компанией. Полная или неполная, запланированная, контрольная или повторная. Она может инициироваться проверяющими органами или руководителями, охватывать только одно подразделение или полностью фирму.

По назначению

Делится в зависимости от событий:

Плановая. Она выполняется согласно календарю и подписанному заранее приказу. К ней готовятся и о ней знают за несколько месяцев. График утверждается в начале года руководителем.

Внеплановая. Такая инвентаризация является способом определить наличие и размер хищений, недоимок. Ее назначают при смене ответственного лица, чтобы передать ответственность новому сотруднику. Проводят после стихийных бедствий, пожаров, прорывов труб.

Повторная. Ее начинают, если есть сомнения в уже полученных результатах и составленных документах. Если есть подозрения в отношении ответственных лиц, в их объективности и качестве работы.

Контрольная. Организуется сразу после плановой для проверки качественного пересчета. Обязательное условие – провести до открытия помещений.

Может проводится один вид или несколько. Каждый является законным и обоснованным, инициируется не только руководителем всей компании, но и начальником подразделения, а также проверяющими органами.

По объему

Инвентаризация – это проверка состояния ценностей организации. Она может быть:

Полной. Раз в год фирма должна проводить ревизию всего, что у нее есть. Это нужно для создания годового бухгалтерского отчета. Формируется в отношении финансовых активов предприятия, материалов, товаров и взаимодействия с другими лицами.

Частичная. Охватывает подразделение, отдел, направление. Может быть проведена только в кассе, на складе, даже в выделенном виде продукции. Часто назначается во время смены материально ответственного лица в отношении всего, чем управлял предыдущий сотрудник на этом посту.

По степени охвата

Что означает инвентаризация, если она правильно проведена – верный отчет, в котором будут представлены все реальные показатели состоящего на балансе вплоть до ручки младшего секретаря. Руководство сможет проанализировать текущую ситуацию и откорректировать работу каждого подразделения отдельно или всего организма в целом.

В зависимости от размеров мероприятий проверка может быть:

Выборочная. Проверяются отдельные ценности, закрепленные за человеком. Практикуется в организациях с большим ассортиментом и широким перечнем услуг или в фирме с отделениями по разным адресам.

Сплошная. Проводится везде, даже если у компании несколько ответвлений, подчиненных отделов. В каждом назначается своя комиссия и проверяющие, это может быть приглашенный ревизор.

По обязательности проведения

Утверждать о необходимости процедуры и назначать дату осуществления способен не только руководитель компании. По обязательности делят учет на:

Обязательный. Его проводят в соответствии с законодательством страны.

Инициативный. Организуется по решению директора.

По методу проведения

Инвентаризация, что это значит? Это способ проверки, какие остатки совпадают с виртуальными в программе, а какие отличаются. Так определяется, какие сотрудники работают качественно, а какие – безответственно. С помощью пересчета можно выявить воровство на рабочем месте, излишки и объемы загруженности склада.

Учет может быть:

Натуральным. Когда работники действительно пошли и выполнили задачу, все подсчитали, оформили и учли. Если это делается регулярно, то информация в программе отражает реальную картину, а работа всех частей организации будет эффективной.

Документальным. Когда сотрудники занимаются поиском подтверждения наличия вида товаров или финансовых активов в документах.

Закон об инвентаризации

Основной бумагой, регулирующей порядок и сроки проведения, считается приказ Минфина. Также перечень обязательств закреплен в ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этим бумагам, проводить ревизию всех остатков нужно, если:

прошел год, перед составлением отчетов;

изменилось материально ответственное лицо;

был установлен факт кражи, порчи, злоупотребления положением;

компания закрывается или реорганизовывается;

планируется сдавать имущество в аренду, продавать, передавать;

предприятие преобразуется;

произошел пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.

Ответственность за соблюдение этих законов лежит на руководителе фирмы и на бухгалтере.

В каком порядке и когда проходит

Обычно назначает дату и сроки инвентаризации руководитель компании. Если пересчет формируется по инициативе контролирующих органов, то определением чисел для проведения назначают они и передают проверяемым лицам.

Процедура

Инвентаризация проходит в 4 этапа:

Подготовительный – когда готовятся нужные документы, ведомости под заполнение, формируется комиссия, устанавливаются сроки и даты.

Счетный – сотрудники или проверяющий орган все подсчитывают, взвешивают, занимаются поиском реального количества ценностей.

Сличительный – сравнивается факт с планом, утверждаются расхождения, выявляются причины различий.

Заключительный – виновные наказываются, данные в базе обновляются, результаты оформляются документально.

Во время последнего этапа недобросовестные сотрудники несут наказание только после перепроверки расчетов.

Кто проводит

Мы уже упоминали, что реализацией всего действа может заниматься внутренний сотрудник или привлеченный. Контролировать процесс будет инвентаризационная комиссия. Это люди, которых выбирает руководитель.

Должность не прописывается в трудовой книжке. В состав обычно входят:

сотрудники предприятия;

представители руководящих должностей;

работник бухгалтерии;

начальник или мастер финансовой, инженерной, юридической или иной служб;

в магазинах дополнительно – ведущий специалист отдела экономической безопасности.

В составе встречаются члены подразделения внутреннего аудита, сторонние привлеченные ревизоры, представители контролирующих органов.

Бумаги, составляемые в процессе

Каждая процедура проводится по стандартам. Заполняются акты, описи, ведомости. После их написания будет проще анализировать сложившуюся ситуацию.

Таблица документов

Необходимость заполнения бумаг зависит от отрасли и наличия ценностей на балансе. Список форм, которые нужны чаще других:

Название	Код формы
Опись основных средств	ИНВ-1
Ярлык	ИНВ-2
Опись ТМЦ	ИНВ-3
Акт товаров, которые были отгружены	ИНВ-4
Опись ТМЦ на ответственном хранении	ИНВ-5
Акт ценностей в пути	ИНВ-6
Акт учета основных средств, ремонт которых не закончился	ИНВ-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов	ИНВ-11
Проверка количества наличных	ИНВ-15
Опись ценных бумаг и бланков	ИНВ-16
Акт проверки правильности учета расчетов с поставщиками и клиентами	ИНВ-17
Сличительная ведомость с результатами – как прошел пересчет основных средств	ИНВ-18
Сличительная ведомость - результаты пересчета ТМЦ	ИНВ-19
Общая ведомость для сверки и подведения итогов	ИНВ-26

Если все было сделано правильно, составляется форма ИНВ-24, куда вписываются все изменения.

Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Она является способом уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Основными целями инвентаризации являются:

1. Выявление фактического наличия имущества;

2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3. Проверка полноты отражения в учете обязательств;

4. Обеспечение сохранности собственности учреждения.

Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина России.

Детально порядок проведения инвентаризации изложен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств (например, только денежные средства, материалы и т.п.).

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

При смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

В случаях стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При ликвидации (реорганизации) организации;

В других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Возглавлять эту комиссию должен руководитель учреждения либо его заместитель. Для проведения инвентаризации в подразделениях создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Кроме проверки состояния и наличия имущественных ценностей они имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации. Материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_____" (дата)", что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые должны быть составлены не менее чем в двух экземплярах и подписаны всеми членами комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выведенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются в описи.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует осуществлять с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются актом о результатах инвентаризации, к которому прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации.

В учреждениях результаты инвентаризации оформляются инвентаризационными описями, указанными в Инструкции по бюджетному учету:

Инвентаризационной описью ценных бумаг;

Инвентаризационной описью остатков на счетах учета денежных средств;

Инвентаризационной описью задолженности по бюджетным кредитам;

Инвентаризационной описью состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах ;

Инвентаризационной описью состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям;

Инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) бланков строгой отчетности и денежных документов;

Инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) по объектам нефинансовых активов ;

Инвентаризационной описью наличных денежных средств;

Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;

Инвентаризационной описью расчетов по доходам.

Выявленные в процессе инвентаризации расхождения между фактическими и учетными данными по проверяемым объектам учета оформляются Ведомостью расхождений по результатам инвентаризации.

В ведомости указываются:

Фамилия, имя, отчество материально ответственного лица;

Наименование объекта учета и его номер;

Единица измерения;

Номер счета бюджетного учета;

Результаты инвентаризации:

Недостача в пределах норм естественной убыли и сверх норм естественной убыли в количественном и стоимостном выражении, рыночная стоимость объекта учета, разница между рыночной и балансовой стоимостью;

Излишки в количественном и стоимостном выражении.

Ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. N 0504835).

Акт о результатах инвентаризации составляется комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения для отражения результатов инвентаризации.

В акте указываются номера и даты инвентаризационных описей (сличительных ведомостей), на основании которых составлен акт.

В акте отражается:

Наименование объекта инвентаризации;

Единица измерения;

Количество, номер счета бюджетного учета;

Стоимость за единицу;

Недостача по дебету и кредиту , отнесенная за счет учреждения, за счет виновных лиц;

Оприходование излишков по дебету и кредиту.

Акт подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии.

Определение 1

Инвентаризация – это проверка финансовых обязательств компании, а также ее имущества при помощи сравнения фактических данных с информацией, указанной в бухгалтерском учете.

Инвентаризация является главным способом фактического контроля имущественных средств и ценностей.

Имущество компании: основные средства, товары, финансовые средства, нематериальные активы и т.д.

Рассмотрим, цели проведения инвентаризации:

• определение фактического количества собственного или несобственного (но числящегося на балансе организации) имущества с целью обеспечения его сохранности и определения неучтенных ценностей;
• выявление фактического количества материально-производственных ресурсов, которые были задействованы в процессе производства;
• определение недостач и излишков;
• определение корректности ведения бухучета в оценке имущества и финансовых обязательств;
• определение корректности следования порядкам содержания товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также эксплуатации основных средств.

Виды инвентаризации

Основываясь на особенностях деятельности и целях проведения инвентаризации, каждая компания выбирает разные виды инвентаризации.

Один из способов классификации инвентаризации – периодичность проведения. Здесь можно выделить два вида: плановая и внеплановая инвентаризация. Рассмотрим каждый вид подробно.

Определение 2

Плановая инвентаризация – это вид инвентаризации, который проходит согласно плану контрольно-ревизионных работ ревизионной комиссии или внутреннего аудита, а также в соответствии с учетной политикой предприятия. Также плановая инвентаризация может быть проведена согласно законодательству.

Замечание 1

Инвентаризация, которая проводится ежегодно перед составлением годового отчета, относится к плановой инвентаризации.

Определение 3

Внеплановая инвентаризация –это вид инвентаризации, осуществление которых не отражается ни в учетной политике компании, ни в плане контрольно-ревизионных работ.

Такую инвентаризацию еще называют внезапной. Проводят внеплановую инвентаризацию либо сотрудники аудиторских компании при осуществлении внешнего аудита, либо внутренние ревизоры, которые входят в состав ревизионной комиссии, либо инвентаризационная комиссия предприятия, основной целью которой является обнаружение фактов нарушения законности и т.д.

Другой способ классификации видов инвентаризации – полнота охвата имущества и обязательств. Здесь можно выделить два вида инвентаризации: полную и частичную.

Определение 4

Полная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которого является проверка всего имущества и обязательств компании на определенную дату. Как правило, полная инвентаризация проводится перед началом подготовки годового бухгалтерского отчета, либо при изменениях внутри предприятия.

Определение 5

Частичная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которой является проверка определенных видов ценностей компании. Еще такой вид инвентаризации называют выборочной инвентаризацией. Это может быть инвентаризация финансовых средств в кассе, либо инвентаризация материалов на складе.

Причинами проведения частичной инвентаризации может быть обнаружение фактов нарушения порядка и сроков исполнения инвентаризации, незаконное списание основных объектов.

Замечание 2

Решение о проведении полной или частичной инвентаризации принимается самим предприятием. Данный вопрос должен быть отражен в приказе по учетной политике организации, основываясь на требованиях законодательства.

И последний способ классификации видов инвентаризаций – метод проведения инвентаризации. Здесь всего два вида инвентаризации: натуральная и документальная инвентаризации.

Определение 6

Натуральная инвентаризация – это вид инвентаризации, основа которого заключается в наблюдении объектов и обозначении их числа при помощи подсчета, измерения, взвешивания и т.д.

Определение 7

Документальная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которой является проверка документального подтверждения наличия объектов.

Порядок проведения и оформления инвентаризации

Каждая организация обязана проводить инвентаризацию всех групп имущества и финансовых обязательств.

Проводит инвентаризацию либо ревизионная комиссия, либо сотрудники компании, или же постоянно действующая комиссия.

Инвентаризационная комиссия состоит из сотрудников администрации и бухгалтерии. В отдельных случаях компания может привлечь сотрудников внутреннего аудита. Финальный состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия.

Задача инвентаризационной комиссии – сравнение фактического показателя объектов организации с данными, указанными в бухгалтерском учете.

Есть две разновидности инвентаризационных комиссий: рабочие и разовые комиссии.

Определение 8

Рабочая комиссия – это вид инвентаризационных комиссий, которые проводят плановые инвентаризации в местах хранения объектов инвентаризации.

Данный вид инвентаризационных комиссий, как правило, организуется для одновременной инвентаризации при обширном количестве работы или в случаях, когда объекты инвентаризации находятся в разных местах.

Определение 9

Разовая комиссия – это вид инвентаризационной комиссии, которая осуществляет выборочные инвентаризации.

Перед началом проведения инвентаризации инвентаризационная комиссия обязана подготовить календарный план проведения инвентаризации. После чего необходимо обозначить задачи каждой промежуточной бригады инвентаризационной комиссии. Затем каждая промежуточная группа инвентаризационной комиссии определяет программу проведения инвентаризации конкретных ценностей и формирует задачи для каждого конкретного сотрудника инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель комиссии, а каждую отдельную группу возглавляет бригадир.

Замечание 3

Важно отметить, что результаты инвентаризации могут считаться недействительными, в случае отсутствия даже одного члена инвентаризационной комиссии.

Перед началом проведения инвентаризации руководитель компании и главный бухгалтер в обязательном порядке проводят собрание для членов инвентаризационной комиссии, где обозначают цели, задачи и правила осуществления инвентаризации.

До инвентаризации бухгалтерия должна подготовить все необходимые документы: описи, промежуточные акты, сличительные ведомости и т.д.

Замечание 4

Унифицированные формы учета результатов инвентаризации определены постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26.

Общий порядок проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации.

Инвентаризация: документальное оформление

Старший бухгалтер предприятия отвечает за корректное документальное оформление инвентаризации.

Определение 10

Сличительная ведомость – документ, в котором обозначаются результаты инвентаризации, а также определяется порядок управления инвентаризационными разницами.

Перед проведением инвентаризации необходимо оформить порядок проведения инвентаризации. Данный документ идет как приложение к приказу об учетной политике. Есть несколько важных моментов, которые необходимо указать в порядке проведения инвентаризации:

• график проведения инвентаризаций на год;
• обозначить даты, в которые планируется осуществить плановые инвентаризации;
• обозначить имущества и обязательства, инвентаризация которых запланирована.

До начала инвентаризации директор компании должен издать приказ о проведении данного мероприятия. В этом документе необходимо указать объекты инвентаризации, сроки проведения и состав инвентаризационной комиссии. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Замечание 5

Важно учитывать, что приказ о проведении инвентаризации должен быть подготовлен за 10 дней до старта.

В завершении инвентаризации материальных объектов составляются акты и описи инвентаризации.

Определение 11

Инвентаризационная опись – основной документ первичной документации учета результатов вещественной инвентаризации.

Определение 12

Акт инвентаризации – основная форма первичной документации учета результатов документальной инвентаризации.

Существую утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 формы инвентаризационных описей и актов.

Есть несколько простых правил оформления инвентаризационных описей:

• инвентаризационные описи необходимо заполнять предельно четко (не имеет значения, от руки или на компьютере);
• в случае совершения ошибки в ходе заполнения, необходимо исправить ее во всех экземплярах (некорректная запись зачеркивается одной линией, сверху пишем верную информацию);
• нельзя оставлять незаполненные строки.

Готовые инвентаризационные описи необходимо отправить в бухгалтерию.

Подытожим, в завершении инвентаризации необходимо подготовить ряд правильно заполненных документов.

Вот список этих документов:

• сличительная ведомость результатов инвентаризации. Оформляется согласно форме № ИНВ-18;
• журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций;
• ведомость учета результатов;
• акт инвентаризации.

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Чтобы успешно работать, любая организация должна знать «всю правду» о состоянии дел, и это совершенно не зависит от той формы собственности, в которой она находится. Должна иметься реальная информация о принадлежащем компании имуществе и его количестве, а также состоянии. Помимо этого, крайне важна верность оценки именно состояния. Одним из этапов становится сверка наличествующего имущества с тем, что отображено в отчетах бухгалтера.

То есть «инвентарка » — это мероприятия, при которых факт наличия имущества, то состояние, в котором оно находится, а также обязанности компании будут подтверждены документами, результатом чего становится совершенное соответствие учитываемых данных и самой отчетности.

Для чего нужна инвентаризация

Важность подобных мер подчеркивает ст.12 ФЗ от 21.11.1996 №129ФЗ «О бухгалтерском учете». В строгом соответствии с таковым компании обязаны осуществлять «инвентарку» — подобным мероприятием подтверждается присутствие у компании как определенного имущества, так и некоторых обязательств.

Период осуществления подобных мероприятий, как и их порядок, определяет глава компании – исключением могут стать случаи, когда осуществление «инвентарки» становится непременным, например, в ситуациях если:

• имущество было арендовано или оно выкупается-продается;
• ожидается изменение статуса предприятия;
• планируется создание бухотчетности за год;
• ожидается смена лица с матответственностью;
• выявлены эпизоды хищения имущества или его порчи;
• имели место катаклизмы и чрезвычайные ситуации;
• организация была ликвидирована или подлежала реорганизации;
• стали очевидными другие ситуации, оговариваемые в законе.

При коллективной (бригадной) матответственности проверку требуется проводить и при замене руководителя, и при уходе более половины членов, и по просьбе любого представителя коллектива.

Цели проведения инвентаризации очевидны – если она будет осуществлена при нарушении правил, это может стать причиной формального заполнения документов лишь по данным бухучета, без осуществления проверки. В некоторых ситуациях это становится причиной серьезных проблем для организации. А отсутствие бумаг о проведении инвентарки в большинстве случаев будет причиной отказа в предоставлении положительного заключения аудиторов о бухотчетности и при отсутствии нарушений норм закона.

Как провести инвентаризацию

Законом предусматриваются несколько вариантов. Имеющиеся методы администрация может учесть, составляя приказ о политике учета и создавая алгоритм мероприятия, учитывая особенности деятельности компании и задачи, которые нужно решать в рамках инвентаризации.

1. По необходимости проведения

• обязательная. Осуществляется периодически исходя из нюансов законодательства;
• инициативная. Может осуществляться по указанию администрации.

1. По периодичности

• согласно плану. Осуществляется в оговоренные сроки;
• внеплановая. Может быть произведена согласно указанию руководителя компании вне сроков имеющегося плана для контроля сохранности имущества. В некоторых ситуациях проверка предусматривается законодательно;

1. По масштабности

• полная. Проверке подлежат все объекты и обязательства;
• частичная. Для проверки определяется единственный вид имущества или некоторые из них.

1. По методике осуществления

• натуральная. Подсчет в режиме реального времени;
• документальная. Проверка бумаг, которые подтвердят наличие объектов.

Сам процесс может выглядеть так или иначе – в настоящий момент инвентаризацию осуществляют по новым стандартам 2018 года : претерпели изменения бухучет и ряд других моментов.

Как часто проводить инвентаризацию

Возможные способы инвентаризации отмечены в приложении к приказу об учетной политике фирмы. Все плановые мероприятия осуществляются в оговоренные сроки. К ним можно отнести и ежегодные мероприятия, которые должны иметь место перед созданием годовых ответов.

Внезапная проверка обязана стать «сюрпризом» для лиц, наделенных матответственностью, чтобы присутствовала возможность определить присутствие товаров и ценностей.

Организация может решить вопрос о проведении и полной, и частичной проверки и отразить это в распоряжениях по учетной политике согласно закону. При этом внеплановой проверке могут подлежать матзапасы или те, по которым не осуществлялось движение в течение достаточно продолжительного срока. Также такой вариант допустим при поступлении информации о нарушениях правил приемки и реализации.

Следует подчеркнуть, что для ряда видов имущества устанавливается особые сроки осуществления инвентаризации. Например, для основных средств это период раз в 3 года, а для фондов библиотек – раз в 5 лет.

Порядок проведения инвентаризации

1. Подготовка

• руководителем издается приказ об инвентаризации при указании сроков, а также участков проверки и составе комиссии;
• создание и утверждение актов, говорящих о готовности организации. Все действия по приему-отпуску матценностей на данный момент обязаны быть приостановлены.

1. Основная часть

• опись имущества, подсчет денежных средств и ценностей, а также других активов, проверка верности оценок и обоснованности стоимости;
• оформление описи в двух экземплярах с обозначением итогов на каждой из страниц. Лица, проводившие проверку, и члены комиссии ставят на докуметах свою подпись;
• передача бумаг в бухгалтерию.

1. Анализ документов

• работа с итогами. Сверка новых документов с уже имевшимися, составление ведомости по сличению. Определение недостач и того, из-за чего они появились, создание свода данных об излишках с определением из стоимости. В некоторых ситуациях несоблюдения норм проверка может быть признаться проведенной с ошибками и оспорена;
• составление документации по имуществу в аренде или предоставленном для хранения, а также получаемому для переработки. Владельцам будет представлена информация о результатах работы и копия описи;
• принятие решения о взыскании с виновных в ущербе лиц;
• итоги инвентаризации утверждаются главой комиссии. Издается распоряжение об утверждении выводов проверки – он послужит основанием для внесения необходимых записей в бухучете.

Образец проведения инвентаризации

Для примера возьмем небольшую точку розничной торговли. Зачем здесь нужна подобная проверка? Цель процедуры – онаружение расхождений наличия товара с данными в системе учета. Чтобы не останавливались продажи, организация может проводить инвентаризацию в выходной или по ночам.

Однозначно, при инвентаризации тратятся ресурсы, а именно время и средства. А вот если компания настолько мала, что состоит из единственного человека, все еще сложнее: при инвентаризации ему нужно будет играть роль директора, главбуха, а также лица, наделенного матответственностью. Любой предприниматель, вне зависимости от масштабов деятельности, обязан прекрасно представлять и то, как произвести инвентаризацию, и то, как осуществить ее оформление.

При проверке нужно уделить внимание таким нюансам как:

• активы, носящие нематериальный характер, основные средства;
• объекты, не доведенные до стадии завершения, потенциальные расходы;
• финансовые средства;
• расчеты с различными клиентами и инстанциями;
• резервы ожидаемых платежей;
• активы.

Нужно с вниманием отнестись к имуществу фирмы, а также уделить внимание ценностям на забалансовых счетах (компания не является их собственником).

Важно понимать, что чем меньше интервал между инвентаризациями, тем проще будет выявить причину отклонений. С течением времени крайне непросто выявить и их причину. И очевидно то, что если в ходе ревизии найдена масса отклонений, то период между проверками должен значительно сократиться.

Если руководитель с вниманием относится к осуществлению инвентаризации, это может сократить процент хищений и прочих проблем, возникающих в ситуации, когда проверкам не уделено необходимое внимание.

И сотрудники, и администрация предприятия должны понять, что подобные действия – это далеко не подвиг, а будничная, простая и понятная проверка, даже если в тот или иной момент ее осуществление вызывает определенные трудности. Не наладив нормальную работу компании, сложно добиться устойчивой прибыли. Правильно проведенная инвентаризация помогает выявить истинные проблемы и добиться их устранения.

Ревизия и инвентаризация: в чем разница?

Ревизия и инвентаризация – два, казалось бы, крайне схожих понятия. Но, вместе с тем, они имеют и серьезные отличия.

Ревизия становится мероприятием, основным фактором которого является внезапность. Ее задача – выяснить законность хозяйственной деятельности на предприятии. Обычно ревизия проводится внешними органами, призванными контролировать ситуацию. По окончанию будет составлен акт, где будут указаны недостатки, а также все нарушения со стороны субъекта.

Инвентаризация проводится внутренними службами компании и носит плановый порядок. Главной целью такой проверки становится контроль над тем, как ведется банковский учет с определением его проблем, которые, конечно, становятся и проблемами компании. По результатам составляется акт, который подписывается членами комиссии, где будут указаны как ошибки и недостатки, так и возможные варианты борьбы с ними. Кратко резюмируя сказанное, можно определить три отличия инвентаризации от ревизии:

• ревизия производится внезапно, а инвентаризация чаще всего становится плановой;
• ревизия – это проверка, которая проводится внешними органами контроля, инвентаризация же – дело служб внутри компании;
• задачей ревизии становится проверка, насколько законны все операции, а инвентаризация призвана найти вероятные ошибки в бухучете.

Инвентаризация на предприятии – процедура необходимая для успешного ведения бизнеса. Ее грамотное осуществление с определенной периодичностью позволит выстроить работу компании согласно законодательству, не допуская «тумана», «недоделок» и воровства.

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией .

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

• естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
• выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
• проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

• Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий - аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

• какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
• в какое именно время это следует осуществлять;
• перечисление видов активов, подлежащих проверке;
• назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
• возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

• сплошная инвентаризация - весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация - переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

• профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
• участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
• контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
• обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
• оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (). В него можно включить:

• административных работников;
• сотрудников-бухгалтеров;
• внутренних аудиторов или независимых экспертов;
• представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
   • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
   • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
   • установление дат проверки;
   • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
   • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
   • зачет средств (взаимозачет);
   • списание убыли;
   • оприходование излишков;
   • отнесение на виновных лиц.